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MAIRIE DE CHANTELOUP-LES-VIGNES
Assistant(e) de direction de l'Administration Générale (132)
37 rue du Général Leclerc, Chanteloup-les-Vignes (Yvelines (78))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 mois
Description du poste
L’assistant·e de direction de l’administration générale est chargé·e d’assister la Directrice Générale Adjointe des Services chargée de l’Administration Générale dans ses missions, il·elle est chargé·e de la prévention en matière d’hygiène et de sécurité (visites médicales, RPS, …) et suit les dossiers juridiques de la DGA (assurances, baux, ADS).
Votre mission
Activités principales:
Assistanat de direction
• Participer à l’organisation et l’activité quotidienne de la Directrice générale adjointe des services
• Prendre les rendez-vous de la Directrice générale adjointe des services
• Préparation des Comités Sociaux Territoriaux
• Accueil téléphonique de la direction
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o organiser le classement et l'archivage des dossiers
Prévention des risques professionnels
• Gestion de la programmation des visites de la médecine préventive : recensement des agents, établissement et envoi des convocations, enregistrement des fiches médicales sur le logiciel métier, suivi des factures.
• Assistanat de prévention en collaboration avec le Conseiller en prévention des risques professionnels du CIG :
o étude ergonomiques des postes
o gestion des handicaps
• Commande de matériel bureautique adapté sur préconisation du médecin de la prévention.
Assurances
• Gestion des polices d’assurances :
o assurer un suivi administratif et financier des contrats
o analyser les clauses des contrats et optimiser leur mise en concurrence
• Gestion des sinistres :
o gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
o évaluer les responsabilités
o solliciter des expertises techniques et juridiques
o gérer les relations avec les assureurs
o suivre les relations avec les usagers et les indemnisations
Autorisations De Stationnement des taxis
• Gestion des dossiers de demande ADS
• Rédaction arrêtés municipaux et des autorisations de stationnement
•
Baux
• Gestion et suivi des baux
• Préparation et rédaction des actes
• Suivi des recours impayés
• Suivi de revalorisation des loyers et charges
• Correspondances avec les locataires
• Organisation des rendez-vous pour les interventions techniques
Activités secondaires:
• Recherche d’informations juridiques
• Remplacement sur les missions d’accueil et d’Etat Civil de l’agent chargé de l’accueil du service Relations aux usagers
Assistanat de direction
• Participer à l’organisation et l’activité quotidienne de la Directrice générale adjointe des services
• Prendre les rendez-vous de la Directrice générale adjointe des services
• Préparation des Comités Sociaux Territoriaux
• Accueil téléphonique de la direction
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
o organiser le classement et l'archivage des dossiers
Prévention des risques professionnels
• Gestion de la programmation des visites de la médecine préventive : recensement des agents, établissement et envoi des convocations, enregistrement des fiches médicales sur le logiciel métier, suivi des factures.
• Assistanat de prévention en collaboration avec le Conseiller en prévention des risques professionnels du CIG :
o étude ergonomiques des postes
o gestion des handicaps
• Commande de matériel bureautique adapté sur préconisation du médecin de la prévention.
Assurances
• Gestion des polices d’assurances :
o assurer un suivi administratif et financier des contrats
o analyser les clauses des contrats et optimiser leur mise en concurrence
• Gestion des sinistres :
o gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
o évaluer les responsabilités
o solliciter des expertises techniques et juridiques
o gérer les relations avec les assureurs
o suivre les relations avec les usagers et les indemnisations
Autorisations De Stationnement des taxis
• Gestion des dossiers de demande ADS
• Rédaction arrêtés municipaux et des autorisations de stationnement
•
Baux
• Gestion et suivi des baux
• Préparation et rédaction des actes
• Suivi des recours impayés
• Suivi de revalorisation des loyers et charges
• Correspondances avec les locataires
• Organisation des rendez-vous pour les interventions techniques
Activités secondaires:
• Recherche d’informations juridiques
• Remplacement sur les missions d’accueil et d’Etat Civil de l’agent chargé de l’accueil du service Relations aux usagers
Profil recherché
Savoirs:
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance en droit des assurances
• Connaissance en matière de baux
• Connaissance en matière d’évaluation des risques professionnels
Savoirs faire:
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels métiers
• Rédaction des écrits professionnels
• Gestion d’un agenda
• Gestion d’un budget
• Bonne tenue des documents règlementaires
Savoirs être:
• Diplomatie
• Discrétion
• Rigueur
• Autonomie
• Polyvalence
• Organisation
• Bon relationnel
• Connaissance de l’environnement territorial
• Connaissance en droit des assurances
• Connaissance en matière de baux
• Connaissance en matière d’évaluation des risques professionnels
Savoirs faire:
• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels métiers
• Rédaction des écrits professionnels
• Gestion d’un agenda
• Gestion d’un budget
• Bonne tenue des documents règlementaires
Savoirs être:
• Diplomatie
• Discrétion
• Rigueur
• Autonomie
• Polyvalence
• Organisation
• Bon relationnel
Autres informations
Non renseignées