Assistant(e) de direction des services techniques
Emploi COMMUNE DE PLOUGOUMELEN
Plougoumelen (Morbihan)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La mairie de Plougoumelen recherche un(e) assistant(e) de direction aux services techniques.
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et du Directeur des Services Techniques, l’agent a pour missions principales :
- l’accueil téléphonique des usagers et des correspondants des services techniques de la commune,
- le secrétariat des services techniques et de la direction technique,
- le suivi des projets et activités du service,
- le suivi des opérations administratives et comptables (engagement comptable, suivi des devis, tableau de bord des opérations) en lien avec le service finances / RH,
- la gestion des ressources humaines (plannings, congés) en lien avec le service finances / RH,
- la préparation et envoi des DT/DICT (Déclaration d’intention de Commencement de Travaux),
- l’édition et suivi du planning des travaux de la commune,
- l’enregistrement et suivi des demandes internes de la commune (Fluxnet),
- la coordination, organisation matérielle des évènements municipaux (cérémonies, inaugurations, manifestations culturelles…),
- assurer une vielle documentaire et règlementaire.
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services et du Directeur des Services Techniques, l’agent a pour missions principales :
- l’accueil téléphonique des usagers et des correspondants des services techniques de la commune,
- le secrétariat des services techniques et de la direction technique,
- le suivi des projets et activités du service,
- le suivi des opérations administratives et comptables (engagement comptable, suivi des devis, tableau de bord des opérations) en lien avec le service finances / RH,
- la gestion des ressources humaines (plannings, congés) en lien avec le service finances / RH,
- la préparation et envoi des DT/DICT (Déclaration d’intention de Commencement de Travaux),
- l’édition et suivi du planning des travaux de la commune,
- l’enregistrement et suivi des demandes internes de la commune (Fluxnet),
- la coordination, organisation matérielle des évènements municipaux (cérémonies, inaugurations, manifestations culturelles…),
- assurer une vielle documentaire et règlementaire.
Assurer l’accueil téléphonique des services techniques de la commune :
- assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune),
- assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers
- gestion de la boite mail pour les agents (répartition)
Gestion administrative - Ressources humaines :
Suivi administratif :
- des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint),
- des congés payés en lien avec le DST,
- des temps de travail en lien avec la DRH,
- création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine.
Gestion administrative - Comptabilité / finance :
- suivi du budget du service et de la comptabilité analytique,
- saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports…), connaissances Excel 1er niveau minimum,
- gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique.
Gestion administrative - Technique :
- gestion des demandes de DT/DICT,
- classement et archivage des arrêtés,
- sauvegarde des documents informatiques (serveur),
- gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d’urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l’entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d’animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc…),
- suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance,
- gestion des remplacements en cas d’absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdomadaires puis transmission des nouvelles missions aux agents,
- identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents.
- assurer un accueil de qualité : hiérarchiser les demandes, orienter vers les bons interlocuteurs (services mairies et partenaires, et dans une moindre mesure les usagers de la commune),
- assurer le premier niveau de réponse aux demandes des usagers
- gestion de la boite mail pour les agents (répartition)
Gestion administrative - Ressources humaines :
Suivi administratif :
- des plannings des agents (en lien avec le DST et son adjoint),
- des congés payés en lien avec le DST,
- des temps de travail en lien avec la DRH,
- création de la trame des plannings hebdos et pré-remplissage des missions récurrentes avant la réunion de fin de semaine.
Gestion administrative - Comptabilité / finance :
- suivi du budget du service et de la comptabilité analytique,
- saisie et mise en forme les documents informatiques (courriers, tableaux, comptes rendus, rapports…), connaissances Excel 1er niveau minimum,
- gestion du circuit des demandes de devis et des bons de commande et en assurer le classement informatique.
Gestion administrative - Technique :
- gestion des demandes de DT/DICT,
- classement et archivage des arrêtés,
- sauvegarde des documents informatiques (serveur),
- gestion en autonomie des demandes de 1er niveau et/ou d’urgence avec les agents (ex : rendez-vous avec l’entreprise pour devis, transmission des demandes type ramassage d’animaux sur la voie publique, sollicitation agent pour les petites urgences etc…),
- suivi des manifestations : archivage, transmission aux agents concernés) et alerte sur points de vigilance,
- gestion des remplacements en cas d’absence (CMO et CA) : définir les besoins en mode dégradé et assurer les simulations de plannings hebdomadaires puis transmission des nouvelles missions aux agents,
- identifier et proposer les besoins en matériel et/ou humains supplémentaires par rapport aux activités planifiées pour les agents.
Profil recherché
Une expérience sur un poste similaire est vivement souhaitée.
Connaissances :
- connaissance de l’environnement institutionnel et des collectivités territoriales,
- connaissance des techniques et outils de communication,
- maitrise des outils informatiques et bureautiques,
- maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,
- techniques de régulation et d’écoute,
- maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook.
Savoirs faire :
- organisation et méthode,
- mise en œuvre des techniques de rédaction d’un courrier administratif,
- connaissances comptables de 1er niveau.
Savoir être :
- à l'écoute et doté d'un bon relationnel,
- disponible,
- dynamique et force de propositions,
- rigoureux,
- savoir respecter la confidentialité,
- savoir gérer les situations de stress,
- réactif,
- adaptabilité, anticipation.
Connaissances :
- connaissance de l’environnement institutionnel et des collectivités territoriales,
- connaissance des techniques et outils de communication,
- maitrise des outils informatiques et bureautiques,
- maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire,
- techniques de régulation et d’écoute,
- maitrise des logiciels Word, Excel et messagerie Outlook.
Savoirs faire :
- organisation et méthode,
- mise en œuvre des techniques de rédaction d’un courrier administratif,
- connaissances comptables de 1er niveau.
Savoir être :
- à l'écoute et doté d'un bon relationnel,
- disponible,
- dynamique et force de propositions,
- rigoureux,
- savoir respecter la confidentialité,
- savoir gérer les situations de stress,
- réactif,
- adaptabilité, anticipation.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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