Assistante de direction - Direction de la Transition Écologique et RSO

Dotées d’un projet de développement ambitieux, basé sur l’attractivité, le service à la population et la qualité de vie, Sens et sa communauté d’agglomération unissent leur force pour répondre aux enjeux de l’administration de demain et répondre de façon efficace aux attentes des citoyens.

Dotées d’une administration mutualisée depuis le 1er Janvier 2016, Sens et l’Agglomération recherchent un : Assistant de direction - Direction des Transitions Écologiques et Sociétales (h/f)

• Organiser et gérer l’accueil téléphonique et l’accueil physique (prise de messages, identification de la demande, apport de premiers éléments d’information, évaluation de l’urgence, organisation de la réponse à apporter)
• Piloter les agendas, prise de rendez-vous et organisation de réunions ou d’événements, interface avec les secrétariats des élus, organisation des déplacements
• Assurer le suivi du courrier et du courrier électronique
• Produire des éléments de bilan d’activité et de tableaux de bord réguliers (indicateur de performance…) en lien avec la direction de la stratégie et du pilotage
• Assurer le suivi du budget : préparation budgétaire, engagement des bons de commande, marchés, validation des factures
• Assurer le suivi des organes de décision tels que les Bureaux, les Conseils (veiller aux échéances et à l’efficience des projets de délibération) et faire l’intermédiaire avec le service des assemblées
• Sécuriser le timing des actes administratifs et procéder à leur rédaction
• Garantir une qualité de service auprès des interlocuteurs (écoute, prise en compte des demandes, suivi des délais de réponse…)
• Participer à la communication des actions et projets de la Direction en lien avec le service communication
• Organiser l’ensemble des événements (invitations….) et être en appui logistique pour la valorisation du projet sur le terrain (matériel, accueil, traiteur….) en lien avec la direction de la communication et de l’événementiel
• Organiser et participer aux réunions, préparer les dossiers nécessaires et les supports de présentation (power point…)
• Assurer le suivi RH (congés, RTT, compte épargne temps, ordres de mission, remboursement de frais, relation avec les agents et le service RH…)
• Organisation, classement et archivage des dossiers
• Repérer et faire remonter à la Direction les difficultés repérées et proposer des solutions