Assistante de direction du CCAS (F/H)

Au sein du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), vous assistez la direction du CCAS, de l’action sociale et des deux pôles du service dans le secrétariat, le suivi des dossiers, l’organisation des agendas et réunions, ainsi que la circulation de l’information et la communication interne et externe.
Vous assurez également la fonction de référent(e) RGPD pour le CCAS.

Missions principales :

Secrétariat général et suivi administratif


Saisir et mettre en forme les courriers et documents à destination interne ou externe : mails (boîte action sociale), courriers, notes, tableaux.
Assurer la gestion du courrier via le logiciel Post Office.
Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie.
Assurer la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
Rédiger des courriers simples.
Organiser l’agenda de la direction, gérer la prise de rendez-vous selon les priorités, assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants.
Classer et archiver les dossiers du service.
Suivre les dossiers administratifs du personnel : congés, absences, ordres de mission, vacations, intégration, stages, jours de formation et télétravail.
Prendre les rendez-vous avec l’élu du secteur.


Secrétariat Pôle Solidarité et Pôle Social et suivi des activités


Assurer le suivi administratif en lien avec les responsables des pôles Solidarité et Social.
Vérifier la conformité et la mise à jour des dossiers administratifs en lien avec les services concernés.
Centraliser les tableaux de statistiques des activités de la direction et de ses deux pôles.
Participer à l’élaboration du rapport d’activité annuel
Relayer les informations importantes auprès de la direction

Préparation et suivi du Conseil d’Administration et des Commissions


Organiser les commissions des aides facultatives, ainsi que la logistique et le suivi des réunions de concertation pour l’accès à la boutique alimentaire.
Mettre en forme définitive et envoyer les délibérations et procès-verbaux des commissions.
Gérer les convocations, affichages et comptes-rendus.
Assurer la transmission des délibérations à la Préfecture et le suivi auprès du contrôle de légalité.


Communication et visibilité du service


Gérer la mise à jour du site Ville pour le service.
Être référent communication : conception et diffusion d’affiches, information sur le site internet, supports internes et externes.


Référent(e) RGPD


Veiller au respect des obligations liées au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) au sein du CCAS.
Participer à la mise à jour du registre des traitements et à la sensibilisation des agents aux bonnes pratiques.
Assurer le lien avec le Délégué à la Protection des Données (DPD) de la collectivité.
Contribuer à la mise en conformité des procédures internes et au traitement des demandes relatives aux données personnelles


Missions Occasionnelles

Participer aux événements du service,
Suppléer l’accueil en cas de besoin.