Assistant.e de direction du directeur des services

L’assistant(e) facilite le bon fonctionnement de la mairie de Saint-Aignan au travers du recueil et du traitement d’informations de différentes natures. Il assure une activité de soutien général grâce au suivi et à la gestion des dossiers ou des prestations de services, dans le respect des procédures mises en place. Il peut être positionné auprès d’un ou plusieurs responsables de la commune pour assurer un appui quotidien et optimiser leur organisation du travail, la gestion de leur temps, la constitution de leurs dossiers, leur communication avec les parties prenantes et l’ensemble des processus administratifs et techniques dans lesquels ces responsables s’inscrivent.

- Assurer le secrétariat particulier du Directeur général des services
- Apporter un soutien au secrétariat du Maire
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions - Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Planifier les réunions, instances, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers

Savoirs et attendus
Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- Techniques d’expression orale et écrite
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l’environnement public
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi

Savoir-faire
- Organisation d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédaction, préparation des documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse

Savoir-être
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organisation, gestion, anticipation
- Evaluation des informations

- Tenir les fichiers contact : collecte d’informations, mise à jour, etc.
- Assure l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale et du Maire
- Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
- Prise en charge de l’intérim des autres assistantes du pôle (congés, etc.)
- Classification et archivage les documents administratifs