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COMMUNE DE CABRIES
Assistant(e) de direction du Maire
Place Ange Estève, Cabriès (Bouches-du-Rhône (13))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Sous l’autorité de Madame le Maire, l’Assistant(e) de Direction du Maire a en charge la gestion des affaires courantes liées aux fonctions.
Il ou elle conduit la gestion administrative et matérielle de l’activité du Maire et de son Cabinet. Il ou
elle apporte une aide permanente au Maire et à son directeur de cabinet en terme d’organisation personnelle, de gestion des plannings, d’organisation des réunions, de communication,
d’information, d’accueil, de suivi du courrier parapheurs, d’organisations des déplacements, d’élaborations de dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, il ou elle sollicite régulièrement l’ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.
Il ou elle conduit la gestion administrative et matérielle de l’activité du Maire et de son Cabinet. Il ou
elle apporte une aide permanente au Maire et à son directeur de cabinet en terme d’organisation personnelle, de gestion des plannings, d’organisation des réunions, de communication,
d’information, d’accueil, de suivi du courrier parapheurs, d’organisations des déplacements, d’élaborations de dossiers de travail. Pour mener à bien ces missions, il ou elle sollicite régulièrement l’ensemble des services, les élus et les partenaires extérieurs.
Votre mission
– Accueil physique et téléphonique des administrés, premier filtre sur la gestion des demandes, évaluation des urgences, priorisation de l’activité
– Gestion et suivi des courriers et mails adressés au Maire
– Gestion des invitations adressées au Maire
– Gestion de l'agenda, des rendez-vous et réunions du Maire
– Courriers, invitations, mailing, rapports, prise de note,
– Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
– Établissement des états de remboursements des frais de transport et de déplacement du Maire et des élus
– Rédaction de divers courriers et rapports
– Gestion du tableau de présence des agents du cabinet et de la communication
– Écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires
– Gestion et suivi des courriers et mails adressés au Maire
– Gestion des invitations adressées au Maire
– Gestion de l'agenda, des rendez-vous et réunions du Maire
– Courriers, invitations, mailing, rapports, prise de note,
– Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
– Établissement des états de remboursements des frais de transport et de déplacement du Maire et des élus
– Rédaction de divers courriers et rapports
– Gestion du tableau de présence des agents du cabinet et de la communication
– Écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires
Profil recherché
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Responsabilité dans l'exécution des tâches accomplies, garanti la sécurisation des actes
- Rigueur dans l’exercice des missions
- Grande réactivité
- Connaissance du fonctionnement des différents services
- Sens de l'organisation
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, Internet, gestion boites mail, agenda et permanence électronique…)
- Grande capacité relationnelle, représentation du Maire et de son cabinet
- Loyauté
- Prise de note, établissement de rapport de synthèse,
- Disponibilité, adaptabilité.
- Qualité dans l’expression orale et écrite
- Responsabilité dans l'exécution des tâches accomplies, garanti la sécurisation des actes
- Rigueur dans l’exercice des missions
- Grande réactivité
- Connaissance du fonctionnement des différents services
- Sens de l'organisation
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse
- Autonomie, disponibilité, rigueur, discrétion et écoute
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, Internet, gestion boites mail, agenda et permanence électronique…)
- Grande capacité relationnelle, représentation du Maire et de son cabinet
- Loyauté
- Prise de note, établissement de rapport de synthèse,
- Disponibilité, adaptabilité.
- Qualité dans l’expression orale et écrite
Autres informations
Non renseignées