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SAINT BARTHELEMY D'ANJOU - CCAS
ASSISTANT(E) DE DIRECTION EN CHARGE DE LA GESTION COMPTABLE ET ADMINISTRATIVE DU CCAS
PLACE DES DROITS DE L'HOMME ET DU CITOYEN, Saint-Barthélemy-d'Anjou (Maine-et-Loire (49))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
Placé(e) sous la direction du Village Pierre Rabhi (VPR), l'assistant(e) de Direction assure la gestion comptable et administrative de l'établissement.
Il/elle contribue à la sécurisation des procédures administratives et financières, au suivi des partenariats et des financements, à la préparation et au suivi de l’instance délibérante ainsi qu'à la coordination de la fonction accueil.
Poste à temps complet du lundi au vendredi sur les horaires d'ouverture du VPR.
La mission est exercée principalement au CCAS Village Pierre Rabhi :
• Participation ponctuelle à des réunions en soirée liées au Conseil d'administration ou à la vie de l'établissement.
• Polyvalence nécessaire au regard de la taille de la structure
Il/elle contribue à la sécurisation des procédures administratives et financières, au suivi des partenariats et des financements, à la préparation et au suivi de l’instance délibérante ainsi qu'à la coordination de la fonction accueil.
Poste à temps complet du lundi au vendredi sur les horaires d'ouverture du VPR.
La mission est exercée principalement au CCAS Village Pierre Rabhi :
• Participation ponctuelle à des réunions en soirée liées au Conseil d'administration ou à la vie de l'établissement.
• Polyvalence nécessaire au regard de la taille de la structure
Votre mission
Les missions principales :
1. Assurer la gestion comptable et financière du CCAS en lien étroit avec le service des Finances de la Ville.
• Réaliser les engagements et le suivi des dépenses et recettes tant en fonctionnement, qu’en investissement.
• Contrôler les pièces comptables et assurer leur traitement.
• Préparer les mandats et titres en lien avec le service comptable compétent.
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord financiers.
• Participer à la préparation du budget et des décisions modificatives.
• Assurer le suivi des conventions financières et des subventions attribuées ou perçues.
2. Assurer la gestion administrative générale du CCAS
• Assurer le secrétariat de direction et appui aux dossiers administratifs d’aide sociale (attestations, certificats, etc.).
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, conventions et documents administratifs.
• Rédiger et mettre à jour les conventions de partenariat.
• Assurer le suivi administratif des tableaux de suivi des partenaires et financeurs.
• Veiller à la conformité juridique et administrative des actes produits.
• Assurer la gestion et l'archivage des documents.
3. Assurer le suivi des demandes de subventions du CCAS et du centre social
• Participer à la constitution des dossiers de demande de subvention.
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers.
• Veiller au respect des échéances et obligations des financeurs.
• Participer à la rédaction des bilans administratifs et financiers en lien avec les porteurs de projets.
4. Instruire et analyser les demandes de subventions des associations auprès du CCAS
• Réceptionner et contrôler les dossiers déposés.
• Vérifier la complétude administrative et financière des demandes.
• Analyser les éléments budgétaires et d'activité afin d’être aide à la décision.
• Assurer le suivi administratif des subventions attribuées.
5. Organiser et gérer la tenue des conseils d’administration en appui au Directeur.
• Préparer les convocations, projets de délibération, et les dossiers.
• Assurer le secrétariat des séances.
• Rédiger les comptes-rendus, délibérations, actes juridiques et relevés de décisions.
• Garantir le suivi et l'exécution des décisions prises.
• Assurer la tenue et l'archivage des actes administratifs.
6. Coordonner la fonction « accueil inconditionnel » du VPR
• Assurer le remplacement des agents d'accueil en cas d'absence du titulaire du poste ou de nécessité de service (estimation à environ 0.2 ETP).
• Assurer une coordination fonctionnelle des agents intervenant à l'accueil.
• Organiser le fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique.
• Élaborer et actualiser les outils de suivi et les procédures d'accueil.
L'assistant(e) de Direction doit également :
• participer aux temps forts du VPR dont Village en fête et La Magie de Noël.
• contribuer à l'élaboration des rapports d'activité
1. Assurer la gestion comptable et financière du CCAS en lien étroit avec le service des Finances de la Ville.
• Réaliser les engagements et le suivi des dépenses et recettes tant en fonctionnement, qu’en investissement.
• Contrôler les pièces comptables et assurer leur traitement.
• Préparer les mandats et titres en lien avec le service comptable compétent.
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire.
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord financiers.
• Participer à la préparation du budget et des décisions modificatives.
• Assurer le suivi des conventions financières et des subventions attribuées ou perçues.
2. Assurer la gestion administrative générale du CCAS
• Assurer le secrétariat de direction et appui aux dossiers administratifs d’aide sociale (attestations, certificats, etc.).
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, conventions et documents administratifs.
• Rédiger et mettre à jour les conventions de partenariat.
• Assurer le suivi administratif des tableaux de suivi des partenaires et financeurs.
• Veiller à la conformité juridique et administrative des actes produits.
• Assurer la gestion et l'archivage des documents.
3. Assurer le suivi des demandes de subventions du CCAS et du centre social
• Participer à la constitution des dossiers de demande de subvention.
• Assurer le suivi administratif et financier des dossiers.
• Veiller au respect des échéances et obligations des financeurs.
• Participer à la rédaction des bilans administratifs et financiers en lien avec les porteurs de projets.
4. Instruire et analyser les demandes de subventions des associations auprès du CCAS
• Réceptionner et contrôler les dossiers déposés.
• Vérifier la complétude administrative et financière des demandes.
• Analyser les éléments budgétaires et d'activité afin d’être aide à la décision.
• Assurer le suivi administratif des subventions attribuées.
5. Organiser et gérer la tenue des conseils d’administration en appui au Directeur.
• Préparer les convocations, projets de délibération, et les dossiers.
• Assurer le secrétariat des séances.
• Rédiger les comptes-rendus, délibérations, actes juridiques et relevés de décisions.
• Garantir le suivi et l'exécution des décisions prises.
• Assurer la tenue et l'archivage des actes administratifs.
6. Coordonner la fonction « accueil inconditionnel » du VPR
• Assurer le remplacement des agents d'accueil en cas d'absence du titulaire du poste ou de nécessité de service (estimation à environ 0.2 ETP).
• Assurer une coordination fonctionnelle des agents intervenant à l'accueil.
• Organiser le fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique.
• Élaborer et actualiser les outils de suivi et les procédures d'accueil.
L'assistant(e) de Direction doit également :
• participer aux temps forts du VPR dont Village en fête et La Magie de Noël.
• contribuer à l'élaboration des rapports d'activité
Profil recherché
Formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de l'administration, de la gestion ou des collectivités territoriales.
Compétences professionnelles :
• Fonctionnement des collectivités territoriales et des CCAS.
• Réglementation administrative applicable aux établissements publics.
• Principes budgétaires et comptables de la comptabilité publique.
• Force de proposition et aide à la décision.
• Rédaction administrative.
• Analyse financière et budgétaire.
• Gestion et suivi de tableaux de bord.
• Préparation et suivi des instances.
• Méthode, rigueur et sens de l'organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
Compétences relationnelles :
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Rigueur et fiabilité.
• Diplomatie et pédagogie
• Capacité à mobiliser et fédérer autour des projets
• Sens du service public
• Savoir travailler en équipe et en transversalité.
Compétences professionnelles :
• Fonctionnement des collectivités territoriales et des CCAS.
• Réglementation administrative applicable aux établissements publics.
• Principes budgétaires et comptables de la comptabilité publique.
• Force de proposition et aide à la décision.
• Rédaction administrative.
• Analyse financière et budgétaire.
• Gestion et suivi de tableaux de bord.
• Préparation et suivi des instances.
• Méthode, rigueur et sens de l'organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.
Compétences relationnelles :
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Rigueur et fiabilité.
• Diplomatie et pédagogie
• Capacité à mobiliser et fédérer autour des projets
• Sens du service public
• Savoir travailler en équipe et en transversalité.
Autres informations
Non renseignées