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COMMUNE DE BAIE-MAHAULT
Assistante de direction et Gestionnaire santé
Place Childéric Trinqueur rue de la République, Baie-Mahault (Guadeloupe (971))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 jours
Description du poste
Missions Principales:
• Assister la directrice sur l’ensemble des missions de la direction de la performance des services
• Appliquer et gérer à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des processus relatifs à la gestion des absences pour maladie
Champ relationnel
En interne
• Relation directe avec l’ensemble des agents de la collectivité
• Relation avec les différents services
• Les directeurs de pôles et responsable de services de la collectivité
En externe
• Les partenaires institutionnels
Positionnement hiérarchique
• N+3 : La Directrice Générale des Services
• N+2 : La Directrice du Département Coordination et performance RH
• N+1 : La Directrice de la Performance des Services et de la qualité de vie au travail
Spécificités du Poste
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec possibilité d’adaptation en fonction des obligations de service public
• Moyens mis à disposition : téléphone, imprimante, ordinateur, logiciel SIRH
• Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service
• Respect d’échéances régulières, notamment en lien avec la paie
• Participation à des actions de formation dans le cadre du plan pluriannuel de formation
• Assister la directrice sur l’ensemble des missions de la direction de la performance des services
• Appliquer et gérer à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l’ensemble des processus relatifs à la gestion des absences pour maladie
Champ relationnel
En interne
• Relation directe avec l’ensemble des agents de la collectivité
• Relation avec les différents services
• Les directeurs de pôles et responsable de services de la collectivité
En externe
• Les partenaires institutionnels
Positionnement hiérarchique
• N+3 : La Directrice Générale des Services
• N+2 : La Directrice du Département Coordination et performance RH
• N+1 : La Directrice de la Performance des Services et de la qualité de vie au travail
Spécificités du Poste
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec possibilité d’adaptation en fonction des obligations de service public
• Moyens mis à disposition : téléphone, imprimante, ordinateur, logiciel SIRH
• Fiche de poste évolutive en fonction des besoins du service
• Respect d’échéances régulières, notamment en lien avec la paie
• Participation à des actions de formation dans le cadre du plan pluriannuel de formation
Votre mission
Principales Attributions
Principales attributions et activités :
Appui à la direction et coordination administrative
• Assister la Directrice dans l’ensemble des missions de la Direction
• Participer au pilotage administratif et au suivi des activités
• Assurer la coordination administrative et le suivi des dossiers
• Participer à la circulation de l’information
• Accueillir et recevoir les agents de la collectivité
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions et des activités de la Direction
Gestion administrative générale
• Gérer le courrier, les parapheurs et les circuits de validation
• Rédiger les courriers, notes et comptes rendus
• Élaborer et mettre en forme les documents administratifs
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités
Gestion des absences et des situations liées à la santé
• Assurer la gestion des absences pour raison de santé (maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, maternité, paternité…)
• Accueillir, informer et accompagner les agents
• Gérer les processus liés aux accidents de travail, aux maladies professionnelles, et au reclassement
• Constituer, instruire et suivre les dossiers des agents
• Assurer la gestion des situations spécifiques (non droit, jours de carence…)
• Traiter les demandes liées aux reprises (temps partiel thérapeutique, reprise d’activité…)
• Gérer les aménagements liés à la grossesse et à l’allaitement
Gestion administrative et réglementaire des dossiers
• Élaborer les actes administratifs (arrêtés : maladie, CLM, CLD, accident de travail, temps partiel thérapeutique…)
• Assurer l’application des arrêtés dans le logiciel RH
• Saisir les instances compétentes (Comité médical…)
• Assurer le suivi des visites médicales et des demandes spécifiques
• Établir les attestations liées aux périodes de maladie
• Gérer les indemnisations et le maintien de salaire
• Assurer la mise en paiement des prestations médicales et expertises
• Scannériser et intégrer les documents dans les dossiers agents
• Mettre à jour les tableaux de bord (absentéisme, santé…)
• Participer à la production de bilans et indicateurs RH
Travail transversal et collaboration
• Collaborer avec les autres gestionnaires sur les dossiers sensibles
• Participer aux groupes de travail et aux missions ponctuelles
• Contribuer à la qualité du service rendu
Activités spécifiques :
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions
Principales attributions et activités :
Appui à la direction et coordination administrative
• Assister la Directrice dans l’ensemble des missions de la Direction
• Participer au pilotage administratif et au suivi des activités
• Assurer la coordination administrative et le suivi des dossiers
• Participer à la circulation de l’information
• Accueillir et recevoir les agents de la collectivité
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions et des activités de la Direction
Gestion administrative générale
• Gérer le courrier, les parapheurs et les circuits de validation
• Rédiger les courriers, notes et comptes rendus
• Élaborer et mettre en forme les documents administratifs
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités
Gestion des absences et des situations liées à la santé
• Assurer la gestion des absences pour raison de santé (maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, maternité, paternité…)
• Accueillir, informer et accompagner les agents
• Gérer les processus liés aux accidents de travail, aux maladies professionnelles, et au reclassement
• Constituer, instruire et suivre les dossiers des agents
• Assurer la gestion des situations spécifiques (non droit, jours de carence…)
• Traiter les demandes liées aux reprises (temps partiel thérapeutique, reprise d’activité…)
• Gérer les aménagements liés à la grossesse et à l’allaitement
Gestion administrative et réglementaire des dossiers
• Élaborer les actes administratifs (arrêtés : maladie, CLM, CLD, accident de travail, temps partiel thérapeutique…)
• Assurer l’application des arrêtés dans le logiciel RH
• Saisir les instances compétentes (Comité médical…)
• Assurer le suivi des visites médicales et des demandes spécifiques
• Établir les attestations liées aux périodes de maladie
• Gérer les indemnisations et le maintien de salaire
• Assurer la mise en paiement des prestations médicales et expertises
• Scannériser et intégrer les documents dans les dossiers agents
• Mettre à jour les tableaux de bord (absentéisme, santé…)
• Participer à la production de bilans et indicateurs RH
Travail transversal et collaboration
• Collaborer avec les autres gestionnaires sur les dossiers sensibles
• Participer aux groupes de travail et aux missions ponctuelles
• Contribuer à la qualité du service rendu
Activités spécifiques :
Répond à toute autre demande ponctuelle de la hiérarchie ou s’inscrivant dans le cadre des missions
Profil recherché
Autonomie et responsabilité
• Relative autonomie dans l’organisation et la gestion de ses activités, dans le respect des priorités définies par la hiérarchie
• Missions définies, suivies, et évaluées par le supérieur hiérarchique
• La responsabilité professionnelle de l’agent peut être recherchée dans le cadre de l’exercice de ses missions
Compétences et qualités requises Compétences de base
• Maîtriser la réglementation en matière de ressources humaines, notamment en gestion statutaire
• Connaître l’environnement et le statut de la Fonction Publique Territoriale
• Disposer de bonnes connaissances en organisation administrative
• Maîtriser les écrits professionnels (compte rendu, note, rapport)
• Être force de proposition dans l’amélioration des pratiques
• Connaître la réglementation liée à la santé au travail
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Concevoir et suivre des tableaux de bord et outils de pilotage
• Élaborer des actes administratifs (arrêtés, courriers, documents RH)
• S’exprimer clairement et adapter sa communication à des interlocuteurs variés
• Travailler en équipe et en transversalité
Compétences transversales
• Organiser, planifier et prioriser son activité
• Gérer les dossiers dans le respect des procédures et des délais
• Faire preuve de rigueur et de méthode dans le traitement des dossiers
• Respecter strictement les obligations de discrétion et de confidentialité
• Faire preuve de réactivité, de disponibilité et d’autonomie
• Relative autonomie dans l’organisation et la gestion de ses activités, dans le respect des priorités définies par la hiérarchie
• Missions définies, suivies, et évaluées par le supérieur hiérarchique
• La responsabilité professionnelle de l’agent peut être recherchée dans le cadre de l’exercice de ses missions
Compétences et qualités requises Compétences de base
• Maîtriser la réglementation en matière de ressources humaines, notamment en gestion statutaire
• Connaître l’environnement et le statut de la Fonction Publique Territoriale
• Disposer de bonnes connaissances en organisation administrative
• Maîtriser les écrits professionnels (compte rendu, note, rapport)
• Être force de proposition dans l’amélioration des pratiques
• Connaître la réglementation liée à la santé au travail
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Concevoir et suivre des tableaux de bord et outils de pilotage
• Élaborer des actes administratifs (arrêtés, courriers, documents RH)
• S’exprimer clairement et adapter sa communication à des interlocuteurs variés
• Travailler en équipe et en transversalité
Compétences transversales
• Organiser, planifier et prioriser son activité
• Gérer les dossiers dans le respect des procédures et des délais
• Faire preuve de rigueur et de méthode dans le traitement des dossiers
• Respecter strictement les obligations de discrétion et de confidentialité
• Faire preuve de réactivité, de disponibilité et d’autonomie
Autres informations
Non renseignées