Assistant.e de direction générale des services

Située à 20 minutes de la métropole bordelaise, desservie par le TER (gare de Cérons – Podensac notamment) et l’A62 Axe Bordeaux-Toulouse, à une heure de l’Océan et deux heures des Pyrénées, la Communauté de Communes (CDC) Convergence Garonne jouit d’une situation géographique privilégiée.

La CDC se préoccupe de la préservation des grands équilibres, entre l’attraction de population quittant la périphérie bordelaise pour une qualité de vie entre forêts et coteaux de Garonne, et l'affirmation d'une économie autour de l’oeno-tourisme, tout en assurant un développement maîtrisé et durable de son territoire.

La CDC Convergence Garonne compte 27 communes pour 32 800 habitants et 180 agents au service de ses habitants.

La CDC recherche un nouveau collaborateur H/F afin d'assurer le secrétariat et l’appui du Directeur Général des Services, ainsi que l'agenda du Président.

Le service Accueil comprend actuellement 3 agents et apporte son expertise et son accompagnement sur les missions administratives de la Direction Générale des Services. Il est doté d'une organisation qui facilite la transversalité où une place importante est accordée à la participation et à l'autonomie des agents.

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, vous aurez pour mission d'assister en priorité le Directeur Général de Services et le Président et de piloter et coordonner le service accueil dans l'exercice au quotidien de leurs missions.

Les missions se déclinent comme suit :

1/ Organisation de la vie professionnelle du Directeur et gestion de l'agenda du Président :

Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Président et du Directeur ;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages au Président et au Directeur ;
Organiser les déplacements du Directeur (réservation véhicule, salle, …) ;
Établir une relation de confiance avec le Président et le Directeur ;
Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les Directions ;
Intégrer les priorités des services et de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.

2/ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, suivi d’activités et secrétariat pour le Directeur :

Assurer le traitement administratif de la direction : gestion du courrier, ventilation, suivi des signatures et délai de réponse, notes, … ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs ;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
Réaliser la synthèse des commandes de fournitures bureautiques et leur ventilation ;
Veille sur les documents (internes et externes) et contrôle des circuits de validation ;
Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service accueil avec le DGS ;
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction et veille pour le DGS ;
Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques.

3/ Gestion courante de l’activité des agents des services :

Établir et suivre le planning prévisionnel des congés et absences ;
Suivre les « fiches procédures » informatiques et logistiques ;
Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels des agents du service accueil, des avancements de grade et des promotions internes.

4/ Accueil téléphonique et physique du secrétariat et de l’accueil du siège :

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques du Directeur Général des Services ;
Piloter et suivre les process mis en place dans le cadre de l’accueil au siège de la CDC.

5/ Organisation et planification des réunions pour le Directeur des services :

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur ;
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

6/ Travail en relais avec les autres postes d'assistantes :

Assurer pendant les absences des deux collègues la continuité des missions auprès des autres Directions ;
Organiser le bureau, la Conférence des maires et les commissions en lien avec les services compétents (les conseils sont assurés par le services Instances – Affaires juridiques).