Assistant(e) de direction-Gestionnaire de la commande publique
Emploi MAIRIE FOURAS
Halles Aux Poissons, 17450 Fouras, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Agent chargé d'assister et de suppléer en son absence le Directeur des Services Techniques
dans toutes les missions relevant de la compétence des services techniques.
Agent référent de la commande publique pour la collectivité
dans toutes les missions relevant de la compétence des services techniques.
Agent référent de la commande publique pour la collectivité
Gestion de la commande publique de la collectivité :
-Participer aux opérations de définition des besoins
-Participer au choix des procédures à adopter
-Rédiger des pièces administratives du Dossier de consultation des Entreprises
-Relire voire rédiger ponctuellement certains cahiers des charges techniques
-Gérer la dématérialisation des procédures via le profil d'acheteur de la collectivité
-Recevoir les offres des candidats, établir les récépissés et tenir le registre des dépôts
-Assurer le secrétariat de la commission MAPA (convocation, préparation des documents, comptes-rendus)
-Assurer la motivation des rejets des offres en lien avec les services ayant procédé à l'analyse
-Rédiger les actes administratifs préalablement à la notification des marchés, dans le respect des procédures administratives en la matière (délibération, transmission au contrôle de légalité,
etc...)
-Rédiger les pièces administratives relatives à l'exécution (bons de commande, ordre de service, vérification des situations, certificat de paiement, avenant, PV de réception ou d'admission, etc...) en lien avec le responsable chargé de l'exécution technique du marché
-Alimenter un tableau de bord de suivi des marchés.
Assistanat et suppléance de direction en cas d’absence du Directeur :
-Accueil physique et téléphonique pour le Directeur
-Réception, tri et diffusion des informations des services techniques (courriers, méls)
-Organisation de la vie professionnelle du directeur
-Organisation, planification et comptes-rendus de réunions et de commissions
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, etc...) et reprographie
- Rédaction et télétransmission d'actes administratifs
-Rédaction des projets de délibération pour les services techniques
-Gestion des parapheurs
-Classement et archivage
-Formulation d’avis et de conseil sur certaines thématiques
-Transmission des consignes émises par le directeur (méls, notes de services, etc...)
-Suppléer toutes les missions du directeur en son absence
-Suivi des projets et activités de la direction
-Suivi informatisé des bons de commande (vérification des imputations, etc...)
-Suivi de la facturation : Suivi des dépenses (contrôle des bons de commande, de la facturation et reporting des dépenses d'investissement)
-Gestion et contrôle des plannings des agents des services techniques
-Participation administrative aux recrutements d'agents titulaires et saisonniers (organisation des commissions, courriers de réponse,...)
-Rédaction des courriers de réponse aux demandes d'intervention
-Appui administratif pour tout dossier suivi par la direction des services techniques
Tâches effectuées ponctuellement :
-Accueil physique et téléphonique des services techniques
-Gestion des demandes d'interventions
-Gestion des autorisations d'occupation du domaine public
-Gestion des autorisations de raccordement aux réseaux
-Déplacement physique au service de contrôle de légalité de la sous-préfecture de Rochefort
-Participer aux opérations de définition des besoins
-Participer au choix des procédures à adopter
-Rédiger des pièces administratives du Dossier de consultation des Entreprises
-Relire voire rédiger ponctuellement certains cahiers des charges techniques
-Gérer la dématérialisation des procédures via le profil d'acheteur de la collectivité
-Recevoir les offres des candidats, établir les récépissés et tenir le registre des dépôts
-Assurer le secrétariat de la commission MAPA (convocation, préparation des documents, comptes-rendus)
-Assurer la motivation des rejets des offres en lien avec les services ayant procédé à l'analyse
-Rédiger les actes administratifs préalablement à la notification des marchés, dans le respect des procédures administratives en la matière (délibération, transmission au contrôle de légalité,
etc...)
-Rédiger les pièces administratives relatives à l'exécution (bons de commande, ordre de service, vérification des situations, certificat de paiement, avenant, PV de réception ou d'admission, etc...) en lien avec le responsable chargé de l'exécution technique du marché
-Alimenter un tableau de bord de suivi des marchés.
Assistanat et suppléance de direction en cas d’absence du Directeur :
-Accueil physique et téléphonique pour le Directeur
-Réception, tri et diffusion des informations des services techniques (courriers, méls)
-Organisation de la vie professionnelle du directeur
-Organisation, planification et comptes-rendus de réunions et de commissions
-Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, etc...) et reprographie
- Rédaction et télétransmission d'actes administratifs
-Rédaction des projets de délibération pour les services techniques
-Gestion des parapheurs
-Classement et archivage
-Formulation d’avis et de conseil sur certaines thématiques
-Transmission des consignes émises par le directeur (méls, notes de services, etc...)
-Suppléer toutes les missions du directeur en son absence
-Suivi des projets et activités de la direction
-Suivi informatisé des bons de commande (vérification des imputations, etc...)
-Suivi de la facturation : Suivi des dépenses (contrôle des bons de commande, de la facturation et reporting des dépenses d'investissement)
-Gestion et contrôle des plannings des agents des services techniques
-Participation administrative aux recrutements d'agents titulaires et saisonniers (organisation des commissions, courriers de réponse,...)
-Rédaction des courriers de réponse aux demandes d'intervention
-Appui administratif pour tout dossier suivi par la direction des services techniques
Tâches effectuées ponctuellement :
-Accueil physique et téléphonique des services techniques
-Gestion des demandes d'interventions
-Gestion des autorisations d'occupation du domaine public
-Gestion des autorisations de raccordement aux réseaux
-Déplacement physique au service de contrôle de légalité de la sous-préfecture de Rochefort
Profil recherché
− Bac +2 ou équivalent,
− Maîtrise de la réglementation en vigueur en matière des marchés publics et de ses évolutions,
− Maîtrise des processus décisionnels,
− Maîtrise du fonctionnement et des enjeux du contrôle de légalité,
− Excellentes capacités rédactionnelles
− Connaissance en droit public et des obligations des collectivités,
− Connaissance des règles de gestion du domaine public,
− Connaissance de la maîtrise d'ouvrage publique,
− Connaissance des règles de base de comptabilité publique
− Connaissance des processus de dématérialisation
− Savoir rédiger des documents administratifs, comptes rendus et procès verbaux,
− Savoir suivre un marché public et des contrats,
− Savoir s'assurer du suivi des dossiers,
− Savoir instruire les demandes d'occupation du domaine public,
− Savoir faire suivre les demandes des administrés et y répondre,
− Savoir évaluer une situation (esprit de synthèse)
− Savoir respecter le processus décisionnel et la hiérarchie,
− Savoir prioriser et réaliser les tâches selon les contraintes,
− Savoir suivre un budget,
− Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
− Savoir recevoir, filtrer et réorienter les courriers, appels et les demandes
− Savoir saisir des documents de formes et de contenus divers
− Savoir gérer et actualiser une base d'informations
− Savoir rechercher des informations, notamment réglementaires
– Assurer une veille juridique
− Savoir vérifier la validité des informations traitées
− Savoir tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
− Savoir hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,
− Savoir orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
− Savoir conseiller les usagers et agents sur les procédures, notamment en matière de commande publique,
− Savoir rédiger des notes synthétiques,
− Savoir réceptionner, enregistrer, vérifier et contrôler la conformité des dossiers,
− Savoir trier, classer et archiver des documents, en papier et en dématérialisé,
− Savoir synthétiser et présenter des informations,
− Savoir préparer les dossiers pour les instances,
− Savoir gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous,
− Savoir renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
− Savoir assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.),
− Savoir maîtriser les outils informatiques, bureautiques et Internet,
− Savoir maîtriser des progiciels (finances, agendas, télétransmission des actes, etc...)
− Maîtrise de la réglementation en vigueur en matière des marchés publics et de ses évolutions,
− Maîtrise des processus décisionnels,
− Maîtrise du fonctionnement et des enjeux du contrôle de légalité,
− Excellentes capacités rédactionnelles
− Connaissance en droit public et des obligations des collectivités,
− Connaissance des règles de gestion du domaine public,
− Connaissance de la maîtrise d'ouvrage publique,
− Connaissance des règles de base de comptabilité publique
− Connaissance des processus de dématérialisation
− Savoir rédiger des documents administratifs, comptes rendus et procès verbaux,
− Savoir suivre un marché public et des contrats,
− Savoir s'assurer du suivi des dossiers,
− Savoir instruire les demandes d'occupation du domaine public,
− Savoir faire suivre les demandes des administrés et y répondre,
− Savoir évaluer une situation (esprit de synthèse)
− Savoir respecter le processus décisionnel et la hiérarchie,
− Savoir prioriser et réaliser les tâches selon les contraintes,
− Savoir suivre un budget,
− Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
− Savoir recevoir, filtrer et réorienter les courriers, appels et les demandes
− Savoir saisir des documents de formes et de contenus divers
− Savoir gérer et actualiser une base d'informations
− Savoir rechercher des informations, notamment réglementaires
– Assurer une veille juridique
− Savoir vérifier la validité des informations traitées
− Savoir tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
− Savoir hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité,
− Savoir orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
− Savoir conseiller les usagers et agents sur les procédures, notamment en matière de commande publique,
− Savoir rédiger des notes synthétiques,
− Savoir réceptionner, enregistrer, vérifier et contrôler la conformité des dossiers,
− Savoir trier, classer et archiver des documents, en papier et en dématérialisé,
− Savoir synthétiser et présenter des informations,
− Savoir préparer les dossiers pour les instances,
− Savoir gérer les agendas, prendre et organiser les rendez-vous,
− Savoir renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
− Savoir assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.),
− Savoir maîtriser les outils informatiques, bureautiques et Internet,
− Savoir maîtriser des progiciels (finances, agendas, télétransmission des actes, etc...)
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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