Assistant(e) de direction (H/F)
Emploi MAIRIE DE VILLENEUVE TOLOSANE
1 Rue Des Lavandières, 31270 Villeneuve-Tolosane, France
Non renseigné
Description
Intercommunalité de Toulouse MÉTROPOLE (842 175 hab.),
Située au sud-ouest de Toulouse, en deuxième couronne
Ville résidentielle dynamique (croissance démographique, projets de développement et de renouvellement urbains, création d’un nouveau quartier, C.L.S.P.D.)
Recrute
UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
(H/F)
Poste à temps complet
Par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle
(Catégorie B / Filière administrative)
Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Générale des Services, en tant que collaborateur direct, vous l’assistez dans la gestion et l’organisation de la direction afin de faciliter le travail quotidien de votre directrice. Vous intervenez sur l’ensemble des affaires courantes liées à la direction générale
o Organisation et gestion de l’agenda
o Gestion des priorités et arbitrages d’agenda
o Planification des réunions et rendez-vous, coordinations des participants
- Accueil et communication :
o Filtrage et orientations des appels pour le Maire et la DGS
o Réception et transmission des courriers officiels
o Archivage des correspondances
o Interface téléphonique avec les institutions et partenaires
o Rédaction de courriers
- Gestion des conseils municipaux
o Préparation des réunions du conseil municipal : convocation, ordre du jour, note de synthèse, documents annexes
o Collecte d’informations auprès des services
o Suivi administratif des réunions du conseil municipal et des délibérations : compte-rendu, contrôle de légalité
o Suivi des délibérations et de leur exécution
o Suivi de l’activité intercommunale
- Relations avec les services municipaux :
o Interface avec les responsables de service pour le compte de la DGS
o Coordination des demandes d’informations aux services
o Transmission des consignes de la DGS aux services
o Préparation des éléments pour les arbitrages
o Suivi des tableaux de bord
o Suivi des réponses et suites données aux courriers : coordination et relance des services
- Gestion des actes administratifs
o Gestion des registres des délibérations et arrêtés
o Contrôle de l’affichage réglementaire
o Gestion du contrôle de légalité
- Support aux réunions, inaugurations et évènements :
o Préparation matérielle des réunions
o Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
o Mise à jour et alimentation du répertoire des partenaires
o Préparation des listings d’invitation, envoi des invitations et suivi des réponses
- Rédaction et mise en forme :
o Rédactions de courriers
o Mise en forme de documents
o Correction et harmonisation des documents selon la charte graphique
- Veille et anticipation :
o Suivi des échéances importantes
o Alerte sur les dossiers sensibles ou urgents
o Veille sur le respect des procédures internes
o Veille juridique
- Missions possibles du poste selon le profil du candidat :
o Rédaction de notes, de rapport, de présentation afin de faciliter la prise de décision
o Responsabilité sur des dossiers ou projets
o Participation à des projets transversaux
Profil recherché
• Expérience en collectivité territoriale souhaitée ;
• Bonne connaissance des collectivités territoriales et de l'environnement institutionnel ;
• Excellente maîtrise de la communication écrite et orale ;
• Capacités rédactionnelles et de synthèse ;
• Maîtrise des outils informatiques bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) ;
• Discrétion et confidentialité : gestion d’informations sensibles ;
• Rigueur et organisation : gestion de multiples dossiers simultanément ;
• Autonomie et initiative : capacité à anticiper et proposer ;
• Réactivité et adaptabilité : gestion des urgences et des changements ;
• Résistance au stress : environnement dynamique et exigences élevées ;
• Sens du service public et de l’intérêt général ;
• Proactivité dans l’anticipation des besoins ;
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse.
Disponibilité : Travail exceptionnel le soir pour les conseils municipaux
Autres informations
il y a 3 semaines
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