Assistant(e) de direction (H/F)

Sous l’autorité du Directeur de la Direction des Superstructures, l’assistant(e) de Direction assiste le Directeur dans la gestion et l’organisation administrative et financière de la Direction. Il/Elle intervient sur l’ensemble des affaires courante liées au travail de son supérieur hiérarchique. Il/Elle s’occupe de l’assistanat, du suivi et de la planification des interventions internes et externes de l’ensemble des Services intégrés. Accompagne le Directeur dans l’élaboration du budget de l’ensemble de la direction, du suivi et de la rédaction des marchés publics et analyse des offres de la Direction. Elabores et met en œuvre les procédures, et relais les nouvelles directives. Encadrement/accompagnement et formation de l’ensemble des assistant(e)s de la Direction sur les logiciels internes, tableaux de suivis et organisation administrative et financière sur les missions confiées.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Activités principales:

- Assurer l’accueil, réception, orientation.
- Assurer le traitement et le suivi administratif
- Réceptionner les appels d’administrés et partenaire des cellules et transmettre les messages.
- Gestion de l’enregistrement des tous les courriers et demande d’interventions
- Suivi des courriers arrivés.
- Préparer, Rédiger des notes, courriers, conventions et compte-rendu émis par le service
- Vérifie les parapheurs et assure leur gestion
- Etablir les commandes de fourniture et intervention
- Gestion des fiches ATAL
- Engagement et facturation des commandes de prestations
- Classement et archivages des documents
- Suivi des dossiers d’astreinte technique hebdomadaire
- Compte rendu relative aux déplacements des états d’astreinte.
- Mise à jour des tableaux de suivi et de contrôle
- Etablir des consultations relatives aux missions hors marchés
- Informations aux service utilisateurs du suivi des interventions
- Assurer le lien avec les responsables et les cellules
- Gestion de la flotte automobile
- Tenir à jour le planning de congés du service
- Suivi administratif du personnel dans le cadre des pointages mensuel
- Suivi des engagements et facturations
- Assister aux réunions

*Montage des dossiers Technique et financier

- Faire le suivi des demandes d’interventions
- Participer à la programmation prévisionnelle des interventions
- Proposer des modes de portage et de réalisation
- Rédiger les dossiers de consultation et participer à l’analyse des offres
- Assurer le suivi administratif et technique
- Rédiger des bilans, rapports et comptes rendus techniques
- Rédiger et monter les DCE Marchés Publics
- Suivi financier
- Définir faire valider et développer des procédures d’optimisation du fonctionnement du service
- Veiller à l’application des lois/règlements, des normes en vigueur

*Encadrement et gestion des équipes

Encadrement /accompagnement et formations de l’ensembles des assistantes des services de la Direction (logiciels, tableaux de suivi, organisation administratives et financière) sur les missions confiées tels que :
- Préparer les correspondances avec les entreprises
- Préparer les OS, les commandes et tenir à jour le tableau de suivi
- Diffuser les notifications
- Suivre les attestations légales, assurance
- Préparer les notifications des Procès-verbaux, des opérations Préalables à la réceptions- Garantie de parfait Achèvement, levée de réserves, sur élément données par les Techniciens des différents services
- Application de la comptabilité fonctionnelle et analytique sous tableur
- Depuis le tableur : renseigner les lignes budgétaires des opérations pour mandatement
- Diffuser les pièces remises