Ville de Marseille
Assistant(e) de Direction (H/F)
Avenue clot bey, Marseille (Bouches-du-Rhône (13))
Publié il y a 3 semaines
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Venez découvrir ceux qui y travaillent, les locaux, l’ambiance et le territoire.
Ville de MarseilleDescription du poste
Vous contribuerez à son organisation, encadrerez l’équipe du secrétariat de Direction composée de 2 agents et assurerez la coordination administrative et logistique de ses activités, en lien avec les élu(e)s, les cadres, les partenaires institutionnels et les services opérationnels.
Contexte
La Direction de la Nature en Ville assure la préservation et la valorisation d’une grande partie du patrimoine vert de la ville. Son action consiste à développer les espaces de nature, à créer, restaurer les parcs et jardins en tenant compte des nouveaux impératifs climatiques.
Elle est composée d’un Service d’appui fonctionnel, d’un service Prospective, Expertises et Projets, d’un Pôle Nature de Proximité et Renaturation et d’un Pôle Arbre et Végétal en Ville.
Votre mission
Sous l’autorité du Directeur de la Nature en Ville, votre rôle consistera à :
• Gérer l'agenda complexe du Directeur, organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et instances internes, en veillant à la priorisation stratégique des sollicitations ;
• Assurer le filtrage et le traitement des appels téléphoniques , du courrier entrant et sortant, ainsi que la gestion de la boîte mail institutionnelle ;
• Préparer, mettre en forme et diffuser les notes, comptes rendus, courriers officiels, délibérations et documents de synthèse ;
• Organiser matériellement et logistiquement les réunions institutionnelles, comités de direction et instances partenariales (convocations, ordres du jour, réservations de salles, supports) ;
• Assurer le suivi des dossiers transversaux confiés par la direction, en lien avec les services concernés, et garantir le respect des échéances ;
• Contribuer à la gestion administrative et budgétaire courante de la direction (bons de commande, engagements, suivi des factures, congés, ordres de mission) ;
• Assurer l'accueil physique des visiteurs, élu(e)s et partenaires reçus par la direction, en veillant à la qualité de la relation institutionnelle ;
• Structurer, classer et archiver l'ensemble de la documentation administrative dans le respect des procédures internes et des obligations réglementaires applicables à la Fonction Publique Territoriale.
Vos avantages
• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports...)
Votre lieu de travail
Direction de la Nature en Ville – 48 avenue Clôt Bey 13008 Marseille / Territoire Municipal
Profil recherché
Nous avons hâte de vous connaître !
Titulaire dans le cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux ou d'une formation Bac + 2 minimum dans le domaine de l'assistanat de direction, de la gestion administrative, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste analogue, idéalement acquise au sein d'une collectivité territoriale ou d'une administration publique.
Une expérience en management d’équipe est attendue, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’expression écrite et orale et de réelles qualités relationnelles.
La maîtrise des outils informatiques, de la gestion du temps et des règles de rédaction constitue également un atout.
Réactivité, sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités et adaptabilité sont des qualités indispensables pour réussir dans ces fonctions.
La détention du permis de conduire B est souhaitée.
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Qui sommes nous ?
Présentation
Bienvenue à la Ville de Marseille, deuxième ville de France et grande métropole méditerranéenne, située au cœur de la région Provence-Alpes-Côte d’Azur. Ville d’histoire et de diversité, Marseille offre un cadre de vie unique entre mer, collines et patrimoine culturel.
La Ville de Marseille dispose d’équipements municipaux de premier plan et propose une offre culturelle, sportive et événementielle d’envergure. Elle agit dans des domaines essentiels tels que les services à la population, l’aménagement urbain, l’éducation, la culture et la transition écologique.
Grâce à sa situation stratégique sur le littoral méditerranéen et à son rayonnement national et international, Marseille bénéficie d’une attractivité forte et d’un dynamisme économique majeur.
Bien desservie par les réseaux de transport, la ville conjugue dynamisme urbain, quartiers de vie et qualité du cadre naturel.
Rejoindre la Ville de Marseille, c’est participer à un projet municipal ambitieux, solidaire et tourné vers l’avenir.