Missions :

Organisation de l’agenda du Maire

- Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
-Sécuriser juridiquement et administrativement les actes relatifs aux matières suivantes (urbanisme, commande publique, ressources humaines, financière)

Gestion et suivi des comptes rendus

- Réceptionner et trier le courrier
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs…)
- Gérer les notes de frais

Gestion et organisation du service élection

- Gestion des listes électorales
- Superviser et participer à l'actualisation des listes (inscriptions, radiations, changements d'adresse)

Moyens
- Travail en bureau
- Standard téléphonique
- Poste informatique boîte mail et logiciels dédiés aux structures
- Imprimante/Photocopieur/Scanner

Compétences
- Capacités d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils
- Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services : savoir orienter, informer, écouter avec calme et courtoisie
-Recueil et transmission d’informations
- Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire)
-Respect des collègues et de la hiérarchie
- Sens de l’organisation et du classement
-Capacité d’adaptation aux différentes personnes et situations
- Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels des structures

Non renseignées