Assistant(e) de direction Moyens généraux

Sous l’autorité du Directeur des Moyens Généraux, l’Assistante de Direction, apporte une soutien permanent au directeur en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers

1. Organisation de la vie professionnelle du Directeur

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur

-Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

-Gérer les tickets de barges, les carburants (suivi et chargement)

-Etablir une relation de confiance avec le directeur

2. Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique

-Prendre des notes et mettre en formes tous types de courriers

-Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

-Organiser le classement et l’archivage des dossiers

-Suivre quotidien la gestion du carburant et des tickets de barge

-Gérer les tableaux de suivi de consommation

3. Suivi des projets et activités de la direction

-Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

-Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

4. Accueil téléphonique et physique

-Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaires vers l’interlocuteur compétent

-Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

5. Organisation et planification des réunions

-Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur

-Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus