ASSISTANT(E) DE DIRECTION REFERENT ETAT-CIVIL

Sous la responsabilité de la directrice du pôle population, assure les missions d’état-civil et gestion du cimetière.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Assiste la Direction population, la DGS et les élus.

Accueil et renseignement du public
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
- Surveiller et contrôler les accès.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement…).
- Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
- Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.

Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.

Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Officier d’état civil
- Réceptionner et établir les actes d’état civil.
- Préparer et établir les dossiers de mariage, PACS, les baptêmes républicains, et participer à leur célébration.
- Tenir administrativement les registres d’état civil.
- Délivrer les différents documents d’état civil (livret de famille, copie d’actes, attestations diverses).
- Traiter les dossiers de recensement militaire et assurer son suivi.
- Légalisation de signature.

Scrutins électoraux
- Organiser et participer aux scrutins électoraux.
- Organiser les commissions électorales.
- Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés.
- Suivre l’organisation logistique des bureaux de vote.
Recensement
- Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen.
- Suivre le recensement de la population.
Cimetière
- Superviser les attributions de concessions et les demandes de travaux.
- Suivre les projets d’aménagement et d’entretien du cimetière.

Missions polyvalentes
- Permanences occasionnelles.