 Missions principales :

• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).

 Missions secondaires :

• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).

Maîtrise des outils informatiques, de communication et des techniques de secrétariat.
Maîtrise du logiciel spécifique à la gestion des formations.
Connaissance des formations proposées par l’EC.A.S.C. (contexte Sécurité Civile).
Maîtrise du logiciel de Finances.
Culture territoriale ; maîtrise des procédures publiques.
Savoir planifier son activité et gérer son temps de travail.
Savoir établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs.
Avoir une bonne expression orale et écrite.
Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
Réactivité, sens de l’anticipation et de l’adaptation.
Polyvalence et adaptabilité.
Organisation et rigueur.
Esprit d’initiative.
Qualités relationnelles avérées et aptitude au travail en équipe.
Capacités d’analyse et esprit de synthèse.
Gestion du stress.
 Connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat
 Maîtrise du logiciel interne de formation
 Maîtrise du logiciel interne de finances
 Savoir gérer son temps de travail
 Être réactif et savoir anticiper
 Être rigoureux, organisé, autonome, dynamique et disponible
 Grande sociabilité requise

Non renseignées