← Retour
SDIS DU CANTAL
Assistant(e) de gestion administrative
Mauriac
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Remplacement temporaire
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Sous l'autorité du chef de la compagnie d'Aurillac (quotité 60 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat de la compagnie et du centre d'incendie et de secours d'Aurillac.
Sous l'autorité du chef de la compagnie de Mauriac, sans déplacement systématique, (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat du centre d'incendie et de secours de Mauriac.
Sous l'autorité du chef du service formation/sports (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie d'Aurillac et en complément de l'agent affecté dans ce service de la saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation.
Sous l'autorité du chef de la compagnie de Mauriac, sans déplacement systématique, (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat du centre d'incendie et de secours de Mauriac.
Sous l'autorité du chef du service formation/sports (quotité 20 %), l'agent en poste est chargé du secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie d'Aurillac et en complément de l'agent affecté dans ce service de la saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation.
Votre mission
Secrétariat du CIS d’Aurillac :
- Accueil physique et téléphonique
- Prise de rendez-vous du chef de CIS et de son adjoint
- Rédaction, frappe et mise en forme de courriers divers, comptes rendus, notes de services émanant du chef de centre et de l’adjoint, à l’attention du personnel du CIS et services extérieurs.
- Traitement du courrier arrivé
- Archivage
- Suivi des dossiers administratifs des SPV
- Contrôle et transmission des pièces relatives aux accidents du travail vers le service RH
- Suivi des visites médicales de maintien en aptitude (VMA) et de reprise (arrêt >21 jours consécutifs) des personnels SPP et SPV du CIS. Contacts individuels des agents pour prise de RDV suivant planning communiqué par la SDS, établissement des convocations.
- Gestion des propositions des médailles d’honneur des SPV du CIS
- Préparation des dossiers à l’ordre du jour, secrétariat, participation et prise de notes lors des séances du Comité de Centre.
- Gestion de la réservation des salles de cours du CIS
- Gestion de la réservation des véhicules du CIS
- Mise à jour de tableaux de suivi, bases de données
Suivi comptable :
- Suivi et mise à jour des documents relatifs à la gestion du budget du CIS : Bons de commandes, engagements, lettre de commande
- Gestion du budget « fournitures administratives » : Commandes, réception. Contrôle livraison
Secrétariat de la Compagnie d’Aurillac :
- Secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie.
- Suivi du recrutement des SPV.
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV
Secrétariat du CIS de Mauriac :
- Accueil physique et téléphonique
- Frappe, mise en forme de courriers
- Enregistrement et transmission des différents courriers arrivant au CIS
- Suivi des dossiers administratifs des SPV : actualisation des dossiers (adresse, téléphone, mail, RIB, …), archivage récompenses, diplômes, arrêts maladie, …
- Préparation et suivi des dossiers de candidatures pour les sessions de recrutement de la compagnie
- Tenue d’une base de données servant à la gestion des formations initiales (FI) de la Compagnie
- Suivi du planning des formations de la compagnie se déroulant sur le CIS
- Gestion des véhicules réservés dans le cadre des formations ou déplacements divers
- Transmission et suivi des arrêts maladie au SSSM
- Gestion de la réservation de la salle d’instruction
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV
- Suivi, en transversalité avec le groupement ressources, du carburant des CIS Mauriac et d’Anglards-de-Salers, des demandes logistiques émanant des CIS de la compagnie (expérimentation en cours : avec un tableur partagé, le CIS demande une réparation (ou autre prestation LOG) et la compagnie assure la prise en charge et surtout contrôle l’exécution de la prestation),
- Programmation, en liaison avec le CIS demandeur, du convoyage des véhicules devant aller en réparation via le pool ESD.
- Assistance auprès du ou des chefs de CIS qui en feraient la demande avec possible déplacement sur ½ journée ou 1 journée sur site
Suivi administratif – Service formation/sports :
- Saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation (convocations, diplômes, préparation du paiement des indemnités) en complément de l’agent affecté dans ce service
Missions partagées avec l’agent de gestion administrative du GUTF, suppléance :
Secrétariat du groupement en l’absence de l’agent de gestion administrative
- Accueil physique et téléphonique
- Prise de rendez-vous du chef de CIS et de son adjoint
- Rédaction, frappe et mise en forme de courriers divers, comptes rendus, notes de services émanant du chef de centre et de l’adjoint, à l’attention du personnel du CIS et services extérieurs.
- Traitement du courrier arrivé
- Archivage
- Suivi des dossiers administratifs des SPV
- Contrôle et transmission des pièces relatives aux accidents du travail vers le service RH
- Suivi des visites médicales de maintien en aptitude (VMA) et de reprise (arrêt >21 jours consécutifs) des personnels SPP et SPV du CIS. Contacts individuels des agents pour prise de RDV suivant planning communiqué par la SDS, établissement des convocations.
- Gestion des propositions des médailles d’honneur des SPV du CIS
- Préparation des dossiers à l’ordre du jour, secrétariat, participation et prise de notes lors des séances du Comité de Centre.
- Gestion de la réservation des salles de cours du CIS
- Gestion de la réservation des véhicules du CIS
- Mise à jour de tableaux de suivi, bases de données
Suivi comptable :
- Suivi et mise à jour des documents relatifs à la gestion du budget du CIS : Bons de commandes, engagements, lettre de commande
- Gestion du budget « fournitures administratives » : Commandes, réception. Contrôle livraison
Secrétariat de la Compagnie d’Aurillac :
- Secrétariat / relais du coordonnateur formation de la compagnie.
- Suivi du recrutement des SPV.
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV
Secrétariat du CIS de Mauriac :
- Accueil physique et téléphonique
- Frappe, mise en forme de courriers
- Enregistrement et transmission des différents courriers arrivant au CIS
- Suivi des dossiers administratifs des SPV : actualisation des dossiers (adresse, téléphone, mail, RIB, …), archivage récompenses, diplômes, arrêts maladie, …
- Préparation et suivi des dossiers de candidatures pour les sessions de recrutement de la compagnie
- Tenue d’une base de données servant à la gestion des formations initiales (FI) de la Compagnie
- Suivi du planning des formations de la compagnie se déroulant sur le CIS
- Gestion des véhicules réservés dans le cadre des formations ou déplacements divers
- Transmission et suivi des arrêts maladie au SSSM
- Gestion de la réservation de la salle d’instruction
- Rédaction courriers divers, convocations, attestations, diplômes formations SPV
- Suivi, en transversalité avec le groupement ressources, du carburant des CIS Mauriac et d’Anglards-de-Salers, des demandes logistiques émanant des CIS de la compagnie (expérimentation en cours : avec un tableur partagé, le CIS demande une réparation (ou autre prestation LOG) et la compagnie assure la prise en charge et surtout contrôle l’exécution de la prestation),
- Programmation, en liaison avec le CIS demandeur, du convoyage des véhicules devant aller en réparation via le pool ESD.
- Assistance auprès du ou des chefs de CIS qui en feraient la demande avec possible déplacement sur ½ journée ou 1 journée sur site
Suivi administratif – Service formation/sports :
- Saisie des manœuvres et du suivi des dossiers administratifs des dossiers des stages de formation (convocations, diplômes, préparation du paiement des indemnités) en complément de l’agent affecté dans ce service
Missions partagées avec l’agent de gestion administrative du GUTF, suppléance :
Secrétariat du groupement en l’absence de l’agent de gestion administrative
Profil recherché
Compétences nécessaires :
Savoirs :
- Maîtrise de l’orthographe, syntaxe, grammaire, vocabulaire
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat et bureautique
- Bonne connaissance en orthographe grammaire et syntaxe
Savoir-faire / savoir être :
- Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques : logiciels Word, Excel, Access, Powerpoint, Forsys
- Sens de l’organisation
- Soins dans la réalisation des documents
- Sens des relations humaines et du travail en commun
- Rigueur
- Savoir rendre compte
- Respect de la hiérarchie
- Discrétion professionnelle
- Savoir travailler dans l’urgence et par anticipation
- Polyvalence
Savoirs :
- Maîtrise de l’orthographe, syntaxe, grammaire, vocabulaire
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat et bureautique
- Bonne connaissance en orthographe grammaire et syntaxe
Savoir-faire / savoir être :
- Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques : logiciels Word, Excel, Access, Powerpoint, Forsys
- Sens de l’organisation
- Soins dans la réalisation des documents
- Sens des relations humaines et du travail en commun
- Rigueur
- Savoir rendre compte
- Respect de la hiérarchie
- Discrétion professionnelle
- Savoir travailler dans l’urgence et par anticipation
- Polyvalence
Autres informations
Non renseignées