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BOURGES
Assistante de gestion administrative
11 rue Jacques Rimbault BP 628, Bourges (Cher (18))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 6 jours
Description du poste
3ièmepôle économique de la Région Centre-Val de Loire, Ville-centre Préfecture du Cher, pôle patrimonial, culturel, sportif et universitaire, la ville de Bourges vous offre un cadre de vie agréable et abordable.
Terre d’accueil du festival « Le Printemps de Bourges » depuis plus de 40 ans, Ville d'art et d'histoire, Bourges est fière de ses monuments comme le palais Jacques Coeur ou la cathédrale Saint-Etienne – classée au patrimoine mondial de l'UNESCO – de ses rues anciennes et de ses maisons à colombages.
Bourges est également lauréate du titre de capital européenne de la culture 2028. C’est la 5ème ville de France à détenir ce titre.
Par ailleurs, la collectivité a pour objectif de favoriser l’engagement de citoyens dans la transition écologique par différents outils de sensibilisation.
Ville verte, Bourges est une des villes les plus vertes de France avec 135 hectares de marais au cœur de la ville, pour le bonheur de ses plus de 66 000 habitants.
Œuvrant en faveur du « sport pour tous », la Ville encourage la pratique sportive à tout niveau et soutient les Tangos, emblématique club de basket féminin de la Ville.
Terre d’accueil du festival « Le Printemps de Bourges » depuis plus de 40 ans, Ville d'art et d'histoire, Bourges est fière de ses monuments comme le palais Jacques Coeur ou la cathédrale Saint-Etienne – classée au patrimoine mondial de l'UNESCO – de ses rues anciennes et de ses maisons à colombages.
Bourges est également lauréate du titre de capital européenne de la culture 2028. C’est la 5ème ville de France à détenir ce titre.
Par ailleurs, la collectivité a pour objectif de favoriser l’engagement de citoyens dans la transition écologique par différents outils de sensibilisation.
Ville verte, Bourges est une des villes les plus vertes de France avec 135 hectares de marais au cœur de la ville, pour le bonheur de ses plus de 66 000 habitants.
Œuvrant en faveur du « sport pour tous », la Ville encourage la pratique sportive à tout niveau et soutient les Tangos, emblématique club de basket féminin de la Ville.
Votre mission
Le secrétariat général de la Ville de Bourges assure : l’accompagnement des élus de la majorité (Maires-adjoints, conseillers délégués, conseillers municipaux) dans leurs mandats, instruit des demandes des usagers, assure la sécurité de l’Hôtel de Ville et les accueils protocolaires du Maire.
Gestion des représentations du Maire
Suivi et gestion des représentations du Maire avec YOUDAY.
Effectuer des tâches de secrétariat et de gestion administrative
Gestion des parapheurs papier (en attente dématérialisation des procédures)
Inscriptions des élus à une formation ou journée d’étude
Points de travail avec les élus : suivi des demandes usagers, préparer agenda, demandes diverses des élus (papeterie, courrier, etc.)
Gestion des courriers arrivée :
- Suivre les demandes et s’assurer d’une réponse
- Annoter les avis des élus sur la fiche DOTELEC ou Castor +
Gestion agendas :
- Prise de rendez-vous
- Organisation de réunions
- Gestion des désignations de l’élu
- Préparation des dossiers agenda de l’élu
Bureautique :
- Envois de messages (postaux ou électroniques) :
- Rédaction et mise en forme de courriers administratifs
- Envoi en publipostage (dotelec, youday).
Pour la délégation à l’action sociale : suivi des dossiers des bailleurs sociaux.
Appui logistique aux élus de la majorité
• Suivi de la diffusion de places offertes aux élus (sport, culture)
Action transversale
YOUDAY
• Mise à jour de contacts et organismes (interne et externe au service)
• Création de requêtages et listes d’envoi
• Export de fichiers en format excel
• Envoi en nombre et suivi des inscriptions
• Référente YOUDAY pour les services dépourvus de licence
Missions complémentaires :
Assurer une interface entre les usagers, les élus et les services municipaux
Actions à mettre en œuvre :
o Enregistrer la demande sur le logiciel métier (DOTELEC, Castor +)
o Rechercher l’information auprès des services ou en externe, éclairer la décision de l’élu, travailler en lien direct avec l’élu (points de travail réguliers), rédiger la réponse à la signature ou validation de l’élu, mettre à jour la fiche sous DOTELEC ou CASTOR +.
Actions de cohésions et convivialité à destination de l’ensemble du service ou des élus.
Organisation de la journée annuelle de cohésion de l’équipe.
Participation aux surcroits d’activités du service : mise sous pli, envois en nombre, préparation des bureaux de vote, etc.
Gestion des représentations du Maire
Suivi et gestion des représentations du Maire avec YOUDAY.
Effectuer des tâches de secrétariat et de gestion administrative
Gestion des parapheurs papier (en attente dématérialisation des procédures)
Inscriptions des élus à une formation ou journée d’étude
Points de travail avec les élus : suivi des demandes usagers, préparer agenda, demandes diverses des élus (papeterie, courrier, etc.)
Gestion des courriers arrivée :
- Suivre les demandes et s’assurer d’une réponse
- Annoter les avis des élus sur la fiche DOTELEC ou Castor +
Gestion agendas :
- Prise de rendez-vous
- Organisation de réunions
- Gestion des désignations de l’élu
- Préparation des dossiers agenda de l’élu
Bureautique :
- Envois de messages (postaux ou électroniques) :
- Rédaction et mise en forme de courriers administratifs
- Envoi en publipostage (dotelec, youday).
Pour la délégation à l’action sociale : suivi des dossiers des bailleurs sociaux.
Appui logistique aux élus de la majorité
• Suivi de la diffusion de places offertes aux élus (sport, culture)
Action transversale
YOUDAY
• Mise à jour de contacts et organismes (interne et externe au service)
• Création de requêtages et listes d’envoi
• Export de fichiers en format excel
• Envoi en nombre et suivi des inscriptions
• Référente YOUDAY pour les services dépourvus de licence
Missions complémentaires :
Assurer une interface entre les usagers, les élus et les services municipaux
Actions à mettre en œuvre :
o Enregistrer la demande sur le logiciel métier (DOTELEC, Castor +)
o Rechercher l’information auprès des services ou en externe, éclairer la décision de l’élu, travailler en lien direct avec l’élu (points de travail réguliers), rédiger la réponse à la signature ou validation de l’élu, mettre à jour la fiche sous DOTELEC ou CASTOR +.
Actions de cohésions et convivialité à destination de l’ensemble du service ou des élus.
Organisation de la journée annuelle de cohésion de l’équipe.
Participation aux surcroits d’activités du service : mise sous pli, envois en nombre, préparation des bureaux de vote, etc.
Profil recherché
BTS Assistante de direction
Maîtrise suite bureautique office
Logiciels métiers (DOTELEC, Castor+)
Maîtrise suite bureautique office
Logiciels métiers (DOTELEC, Castor+)
Autres informations
Non renseignées