Assistant(e) de gestion assurance chômage et déplacements

Sous l'autorité de la responsable du Pôle gestion administrative et rémunérations et en relation avec l'équipe de la direction des ressources humaines et du dialogue social, l'assistant(e) de gestion veille à la conformité des dossiers au regard de la législation actuellement en vigueur en matière de frais de déplacement et d’allocations d’aide au retour à l’emploi.

Gestion des remboursements de frais de déplacement des élus départementaux
• renseigner les élus départementaux et les secrétariats d’élus sur la réglementation en vigueur en matière de remboursement de frais de déplacement et les accompagner dans la saisie de l’outil GFD
• recueillir et traiter les dossiers des conseillers départementaux amenés à se déplacer dans le cadre d'une mission ou d'une formation
• procéder à la vérification du calcul des taux, des additions d'itinéraires, du kilométrage parcouru, de l'état civil, des résidences administratives et familiales, des arrêtés et ordres de mission joints au dossier
• vérifier les données dans l’outil GFD


Contrôle et validation des déclarations de frais de déplacement "mission" et "formation" dans le progiciel intranet « état de frais dématérialisé »
• traiter les dossiers « états de frais dématérialisés » des agents départementaux amenés à se déplacer dans le cadre d'une mission ou d'une formation
• procéder à la vérification des saisies « états de frais dématérialisés » : choix du taux de remboursement des kilomètres parcourus, des additions d'itinéraires, du kilométrage, de l'état civil, des résidences administratives et familiales, des arrêtés véhicules, des ordres de mission permanents et ponctuels, de l’ensemble des pièces justificatives jointes à la déclaration de frais
• visualiser et valider toutes les données saisies dans le logiciel de dématérialisation
• veiller aux divers contrôles avant l’interface paie
• contrôler les transferts de données vers le logiciel Astre le jour de l’interface
• Établir les arrêtés permettant aux agents départementaux d'utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de l'exercice de leurs missions et formations
• Accompagner les agents départementaux et leurs supérieurs hiérarchiques dans l’élaboration, le contrôle et la duplication des ordres de mission permanents dans l’outil intranet OMP
• Assurer la commande et le suivi des titres de transport (train, avion, hôtellerie et restauration)



Gestion des dossiers d’aide au retour à l’emploi
• Accompagner les agents contractuels, dont le contrat prend fin, dans la constitution de leur dossier d’aide au retour à l’emploi
• Saisir les attestations employeur destinées à France Travail sur leur site
• Transmettre les attestations employeur destinées à France Travail et le formulaire de saisine de Cegape
• Transmettre les avis de paiement mensuels,
• Procéder à l’établissement et à l’envoi via internet de la déclaration annuelle des allocations d’aide au retour à l’emploi

Engagement et liquidation dans Grand Angle
• Procéder à l'engagement et à la liquidation dans le logiciel Grand Angle, des allocations d’aide au retour à l’emploi des personnes en fin de contrat pris en charge par le Département de la Somme au titre de l’assurance chômage.
• procéder à l'engagement et à la liquidation sur Grand Angle, des états de frais de déplacement des élèves en stage au sein de l' Administration départementale,
• contrôler l'engagement et la liquidation des états de frais de déplacement non dématérialisés (agents sans paie, stagiaires, collaborateurs externes occasionnels, etc.)

Accueil physique et téléphonique
• renseigner les agents sur la situation et les délais de traitement de leurs états de frais dématérialisés ou non
• informer les agents sur la législation en vigueur en matière de frais de déplacement