Assistant(e) de gestion et d'accueil

Assurer un accueil physique et téléphonique permanent,
réceptionner, répondre et orienter les différents interlocuteurs.
Assure la gestion financière en appui de la Direction du Centre
Technique Municipal et de la Direction du Cadre de Vie.

- Prendre en charge les appels téléphoniques, enregistrer les
messages, transférer et aiguiller les différentes demandes vers
les régies, la direction et les services.
- Assurer une présence physique continue à l’accueil, accueillir
et filtrer les visiteurs (entreprises, personnes étrangères au
CTM)
- Gérer le planning des véhicules du POOL CTM sur logiciel
ATAL
- Enregistrer et assurer le suivi des différentes demandes et
dysfonctionnement concernant le chauffage des bâtiments
communaux, en partenariat avec le responsable de l’exploitation
en régie
- Gestion de l’armoires à clefs des bâtiments communaux (prêt,
suivi et tenue à jour du cahier de sortie de trousseaux)
- Suivi des ventes et réponses aux clients du site de vente
AGORASTORE (en étroite collaboration avec le chef de service
« fournitures de bureau »)
- Suivi et relais des demandes NEOCITY vers les services
- Gestion des tableaux d’affichages du hall d’accueil
- Gestion du Registre de Santé et Sécurité au Travail (RSST)
- Gestion des parapheurs et les circuits des signatures
- Procède à des saisies sur le logiciel comptable
- Gère les réservations de la salle de réunion
- Rédige tout type de documents administratifs : décisions,
délibérations ….
- Assiste le coordinateur administratif pour l’harmonisation de
l’arborescence informatique, du classement et de l’archivage
numérique en lien avec le service archives
- Mise en œuvre des décisions de la direction
- Force de proposition auprès de la direction
- Participation aux réunions de direction (selon les besoins)
- Missions diverses confiées par le directeur du CTM en accord
avec le-a coordinateur-rice administratif-ve.