Assistant(e) de gestion financière et comptable

L'assistante ou assistante de gestion financière et comptable contribue à:
• Assurer la gestion financière et comptable des dépenses et recettes courantes, la tenue de régies d'avances ou de recettes.
• Assurer la relation avec les usagers, fournisseurs et fournisseuses, ou services utilisateurs
• Gérer les dossiers de subventions accordées par la collectivité

MISSION 1 : Gestion des dépenses et des recettes de fonctionnement et d'investissement du budget principal et des budgets annexes :

- Assurer le contrôle de la comptabilité d’engagement en lien avec les services (imputations comptables, disponibilité des crédits, mise à jour des fichiers tiers, etc.)
- Réceptionner et contrôler les factures et autres justificatifs de paiement (pièces de marché) sur la plateforme Chorus Pro, rapprochement avec les engagements, transmission aux services pour visa,
- Mandater les dépenses en mode dématérialisé (intégration des pièces justificatives, liquidation des factures dans le respect des délais de paiement, mise à la signature),
- Assurer les bonnes ventilations en lien avec la comptabilité analytique,
- Assurer la relation avec les fournisseurs (suivi des réclamations de factures...), les partenaires institutionnels (Trésorerie...) et les services,
- Accompagner, en qualité de référent interne, dans le cadre de l’établissement et du suivi du budget de service.

MISSION 2 : Coordination, gestion et contrôle des procédures comptables de la collectivité :

- Vérifier la disponibilité des crédits et du rythme de la dépense,
- Vérifier les imputations comptables et les pièces justificatives,
- Dresser l'état des rattachements de charges et de produits ainsi que des opérations comptables spécifiques
- Identifier les causes des rejets et les analyser.

MISSION 3 : Gestion et suivi des dossiers de subventions accordées par la collectivité :

- Instruire les dossiers de demande de subvention,
- Assurer le recueil des demandes de subvention,
- Participer aux réunions d’attribution des subventions,
- Assurer la mise en paiement et le suivi des subventions.

MISSION 4 : Gestion administrative financière :

- Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l'ensemble des domaines de la gestion financière et/ou comptable (délibérations, décisions…),
- Contrôler la conformité des conventions,
- Transmettre les informations pratiques sur les procédures administratives, financières et/ou comptables, sur l'évolution de la législation et de ses conséquences,
- Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting).


MISSION 5 : Participation à la gestion de la commande publique :

- Assurer, sous la responsabilité du responsable du service, le suivi administratif de certaines étapes des procédures de marchés publics,
- Être en appui pour la préparation des dossiers de consultation et des pièces administratives,
- Participer au contrôle des pièces et au suivi des crédits liés aux marchés,
- Être en mesure, après formation interne, d’assurer la continuité des tâches essentielles en cas d’absence du responsable.


MISSION 6 : Responsabilité d’une régie et exécution d’un budget annexe

- Assurer la gestion quotidienne de la régie de recettes (encaissements, tenue du journal de caisse, délivrance des justificatifs),
- Contrôler et enregistrer les opérations liées aux dépenses et recettes du budget annexe,
- Préparer et transmettre les bordereaux de remise et pièces justificatives à la trésorerie,
- Suivre les crédits ouverts et alerter en cas d’écart ou d’insuffisance,
- Procéder aux dépôts des fonds,
- Participer à la clôture comptable annuelle du budget annexe et au suivi des régularisations,
- Veiller au respect de la réglementation en matière de régie et d’exécution budgétaire,
- Présence sur site régulière et échange avec le responsable de l’exploitation.