Assistant(e) de la directrice générale et des élus

Pour assurer un tuilage et remplacer l'assistante partant à la retraite, la commune d'Ezanville lance un appel à candidatures pour assurer les missions d'assistant(e) de la directrice générale des services et des élus.
L’assistant(e) apporte une aide permanente à la directrice générale des services et ponctuellement au chef de l'exécutif, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Ce poste est rattaché directement à la directrice générale des services.

Missions régulières
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Traitement du courrier
Enregistrer les courriers arrivée et départ, tri, diffusion et archivage
Gérer la circulation des parapheurs
• Organisation et planification des instances
Préparer et suivre des dossiers du Conseil municipal, Rédiger le compte-rendu
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, l'élu ou l'élue
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Réserver les salles de réunion
Rédiger et transmettre aux services les délibérations prises lors des conseils municipaux
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Mettre en forme tous types de courriers administratifs
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Organisation de la vie professionnelle du cadre
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Établir une relation de confiance avec le cadre

Missions occasionnelles
Titulaire de la régie « Direction Générale »
Gestion des stocks (matériels de bureau, papiers, consommables informatique)
Référent des actes administratifs de la commune (uniformisation des supports et centralisation des reliures)
Prendre des notes pendant les réunions et rédiger un compte-rendu

Conditions d’exercice
Travail en bureau
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Relations fonctionnelles
Contacts directs et échanges permanents avec le cadre et l'élu, qu'il assiste
Relations ponctuelles avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations éventuelles avec la population

Conditions de recrutement
Poste à 37h30 avec 15 RTT, 25 congés annuels
Rémunération statutaire, prime mensuelle IFSE, prime annuelle versée en fonction de l’entretien professionnel N-1; Adhésion CNAS