Assistant.e de la Maire chargé.e de la gestion administrative et du protocole f/h

Vous serez en charge de la gestion administrative des activités de la Maire et des élu.es du Cabinet, que vous assurerez en transversalité avec les services de la collectivité, avec discernement, confidentialité et sens de la relation à l'usager.

Par ailleurs, vous serez chargé.e des relations publiques et du protocole. Dans ce cadre, vous assurerez la gestion et le suivi de l'organisation des manifestations protocolaires de la Ville.

1/ Gestion administrative

* Réaliser l'accueil de 1er niveau du Cabinet (téléphonique, physique, demandes formulées via divers canaux) et apporter un premier niveau de réponse en fonction des demandes,
* Assurer l'interface entre le Cabinet, les élus, la direction générale, les directions et les usagers,
* Contribuer à la gestion de l'agenda de Madame la Maire et des élu.e.s,
* Organiser les réunions et assurer la préparation logistique ; réservations de salle et des équipements éventuellement nécessaires, transmission des invitations et de l'ordre du jour, préparation des supports..., rédaction des comptes-rendus de réunions, mise en œuvre des suites (planification de rendez-vous, rédaction d'écrits ...).
* Elaborer les documents écrits à partir des éléments du Cabinet (prises de notes, comptes-rendus, courriers, notes ...),
* Suivre les circuits de signature des parapheurs et assurer la liaison avec les assistantes de direction.
* Tenir à jour les tableaux de bord et proposer la mise en place d'outils complémentaires de suivi si nécessaire.

2/ Relations publiques / protocole :

* Assurer le suivi des manifestations et invitations,
* Actualiser de manière continue les fichiers et tableaux de bord relatifs à la gestion protocolaire et aux relations publiques,
* Procéder à l'organisation des représentations, manifestations protocolaires et cérémonies commémoratives, en lien transversal avec l'ensemble des services acteurs,
* Garantir le respect du protocole,
* Tisser un lien transversal avec les services de la collectivité et les partenaires extérieurs,
* Préparer les dossiers pour les représentations de la Maire et des élu.es.

Spécificités du poste / avantages :

* Poste à temps complet, à hauteur de 39 heures hebdomadaires,
* Disponibilité ponctuelle en cas d'événement,
* 25 jours de congés annuels, 23 jours R.T.T.,
* Possibilité d?activité en télétravail, en fonction des nécessités de service,
* Prime annuelle de fin d?année, Complément Indemnitaire Annuel (CIA),
* Participation mutuelle, accès au Comité National d?Action Sociale (CNAS).