Assistant(e) de vice-Président

Sous l’autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l’équipe, l’assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu’elle assiste.

Accueil physique et téléphonique
• assurer l'accueil physique et téléphonique
• assurer les relations avec les services internes et externes
• gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires

Assistance administrative
• assurer la tenue de l'agenda du vice-président
• organiser les déplacements du vice-président
• traiter le courrier
• centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
• rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
• assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
• classer et archiver les dossiers

Assistance logistique
• planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
• assurer la gestion des fournitures du secrétariat
• veiller à la maintenance du matériel commun

Missions spécifiques
• Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
• Mettre à jour les données pour les envois divers (vœux, invitations, etc.)
• Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
• Lorsque la signature de l’élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l’Assemblée
• Envoyer des courriers d’information suite aux décisions prises par la commission permanente
• Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
• Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d’intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers …)
• Gérer les frais de déplacement de l’élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
• Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l’élu, réservation du transport, de l’hébergement, transmission au chef de service)
• Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
• Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.