JOBPUBLIC

Assistant(e) de vice-Président

Emploi CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SOMME

Amiens (Somme)

Non renseigné

Citoyenneté, population Emploi permanent Plein temps

Description

Sous l’autorité de la cheffe du service des assemblées et en relation avec l’équipe, l’assistant(e) de vice-présidents veille à la bonne réalisation matérielle des missions incombant aux vice-présidents qu’elle assiste.
Accueil physique et téléphonique
• assurer l'accueil physique et téléphonique
• assurer les relations avec les services internes et externes
• gérer les réponses aux demandes des services et des partenaires

Assistance administrative
• assurer la tenue de l'agenda du vice-président
• organiser les déplacements du vice-président
• traiter le courrier
• centraliser les informations et coordonner leur circulation en interne et vers les partenaires externes
• rédiger des courriers (courriers courants, félicitations, condoléances, etc.)
• assurer la frappe et la mise en forme de divers documents (discours, guide cantonal, etc.)
• classer et archiver les dossiers

Assistance logistique
• planifier, préparer et organiser les rendez-vous et des réunions des vice-présidents
• assurer la gestion des fournitures du secrétariat
• veiller à la maintenance du matériel commun

Missions spécifiques
• Gérer et suivre les interventions des usagers auprès des élus
• Mettre à jour les données pour les envois divers (vœux, invitations, etc.)
• Confectionner des revues de presse cantonales et des dossiers thématiques
• Lorsque la signature de l’élu est sollicitée et après obtention de son accord, valider dans le logiciel Oxyad les rapports de présentation à l’Assemblée
• Envoyer des courriers d’information suite aux décisions prises par la commission permanente
• Gérer les dotations allouées aux vice-présidents (objets promotionnels, enveloppe « déjeuners de travail », places de football et de hockey, etc.)
• Gérer les demandes de représentations du Président aux diverses manifestations transmises par le cabinet au vice-président (prévenir les organisateurs, préparer les éléments d’intervention, les demandes de discours, la constitution de dossiers …)
• Gérer les frais de déplacement de l’élu en lien avec la direction des ressources et relations humaines
• Gérer les demandes de mandats spéciaux (validation du cabinet, inscription de l’élu, réservation du transport, de l’hébergement, transmission au chef de service)
• Gérer le suivi des parapheurs et des I.parapheurs
• Assurer la réception et la complétude des dossiers « dotations cantonales » et « politique territoriale », pour transmission au service instructeur.

Profil recherché

Contraintes du poste :
• Disponibilité notamment lors des réunions de l’Assemblée départementale

Compétences requises :

Connaissances :
• connaissance de l'organisation de l'administration départementale et du fonctionnement de l’Assemblée départementale
• connaissance du domaine d'activité du service
• maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
• maîtrise de l'outil informatique

Aptitudes professionnelles :
• capacité à hiérarchiser les urgences
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• communication écrite et orale

Comportements professionnels/motivations :
• réactivité
• discrétion
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• loyauté

Autres informations

Non renseignées

il y a 3 semaines

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