Secrétariat des élus :
- Organisation des rendez-vous et des réunions à la demande des administrés, des services ou des personnes extérieures, à l’aide de fonds de dossier.
- Gestion des appels téléphoniques et des agendas des élus
- Rédaction de courriers
- Traitement et diffusion de l’information aux élus (suivi des parapheurs)
- Gestion des congés et absences des élus, suivi des formations, des invitations
- Gestion et suivi des plannings de permanence d’astreinte, des présences aux mariages et aux auditions
Aide au secrétariat du Cabinet :
- Renseigner le public, identifier ses attentes et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent, réception des rendez-vous du Cabinet
- Enregistrement, transmission et suivi du traitement des requêtes déposées
- Aide au traitement des courriers dans Dotelec et à la gestion de la boite mail entrante du Cabinet, rédaction des réponses aux mails et courriers
- Edition de bons de commande et suivi de la facturation
- Effectuer les demandes d’intervention dans GLPI, Fluxnet, formulaire cuisine pour les évènements du Cabinet

Secrétariat de Madame la Maire : Assurer l’intérim en l’absence de la secrétaire de Madame la Maire

Compétences clés :
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Internet, intranet) et des techniques de secrétariat (gestion d’agendas, prise de notes).
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives.
• Expérience en accueil du public et en gestion des priorités.
Qualités humaines :
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Diplomatie, discrétion et loyauté afin de respecter les obligations de confidentialité.
• Bonne élocution et présentation pour représenter le Cabinet.

Non renseignées