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ONPL
ASSISTANT/E DIRECTION F/H
Avenue Montaigne, Angers (Maine-et-Loire (49))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 4 jours
Description du poste
Placée sous l’autorité de l’administratrice, l’assistant/e de direction assure son assistanat et secrétariat au sein du pôle Gestion. En étroite concertation et collaboration avec l’assistante du Directeur général, il/elle est en charge du circuit des mises en signature des documents à l’Administratrice, au Directeur général et au Président du Syndicat Mixte. Elle remplit également des missions administratives générales et RH telles que le traitement du courrier, le suivi des formations.
Votre mission
Missions du poste
Secrétariat et assistanat de direction :
➢Secrétariat et assistanat de direction de l’Administratrice : tenue de l’agenda, organisation de rendez-vous et réunions, déplacements, suivi de certains dossiers (transition écologique, égalité femme/homme, etc…)
Administration générale :
➢Organisation du circuit des document mis à la signature du Président sur le site d’Angers, de l’Administratrice et du Directeur général
➢Administration générale des instances représentatives (CST) : préparation et secrétariat des réunions du comité social territorial avec rédaction des procès-verbaux, représentants syndicaux,: réservation des salles, gestion des convocations, diffusion des dossiers préparatoires,
➢Organisation des réunions inter-services
➢Traitement du courrier sur le site d’Angers : enregistrement, tri et diffusion, suivi des contrats avec la Poste
➢ Gestion des archives de l’ONPL
Ressources humaines :
➢ Organisation des élections professionnelles (CST et délégués des musiciens),
➢ Suivi et mise en oeuvre du plan de formation ainsi que des dépenses,
➢ Administration générale des concours : rédaction et transmission des arrêtés au contrôle
de légalité (règlements et jury), documents administratifs divers, mise à jour du registre
des concours de recrutements,
➢ Décompte mensuel du temps de travail des musiciens/nes (hors répétitions, action culturelle et concerts),
➢ Suivi administratif des recrutements des agents techniques et administratifs :
enregistrement des candidatures, gestion des convocations et des réponses,
➢ Suivi des entretiens professionnels annuels d’évaluation des agents,
➢ Réponses aux demandes de stage
Secrétariat et assistanat de direction :
➢Secrétariat et assistanat de direction de l’Administratrice : tenue de l’agenda, organisation de rendez-vous et réunions, déplacements, suivi de certains dossiers (transition écologique, égalité femme/homme, etc…)
Administration générale :
➢Organisation du circuit des document mis à la signature du Président sur le site d’Angers, de l’Administratrice et du Directeur général
➢Administration générale des instances représentatives (CST) : préparation et secrétariat des réunions du comité social territorial avec rédaction des procès-verbaux, représentants syndicaux,: réservation des salles, gestion des convocations, diffusion des dossiers préparatoires,
➢Organisation des réunions inter-services
➢Traitement du courrier sur le site d’Angers : enregistrement, tri et diffusion, suivi des contrats avec la Poste
➢ Gestion des archives de l’ONPL
Ressources humaines :
➢ Organisation des élections professionnelles (CST et délégués des musiciens),
➢ Suivi et mise en oeuvre du plan de formation ainsi que des dépenses,
➢ Administration générale des concours : rédaction et transmission des arrêtés au contrôle
de légalité (règlements et jury), documents administratifs divers, mise à jour du registre
des concours de recrutements,
➢ Décompte mensuel du temps de travail des musiciens/nes (hors répétitions, action culturelle et concerts),
➢ Suivi administratif des recrutements des agents techniques et administratifs :
enregistrement des candidatures, gestion des convocations et des réponses,
➢ Suivi des entretiens professionnels annuels d’évaluation des agents,
➢ Réponses aux demandes de stage
Profil recherché
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
- Bonne maîtrise rédactionnelle et orale,
- Intérêt pour le monde de la culture et du spectacle vivant
- Être force de proposition ; capacité de conseil à la direction
- Capacité à communiquer auprès des services de l’ONPL basés à Angers et Nantes
- Savoir-être : aisance relationnelle, rigueur, organisation, autonomie, sens de l'initiative et du
travail en équipe
Formation souhaitée :
BTS secrétariat, assistanat de direction
Expérience :
Expérience de secrétariat/assistanat
- Bonne maîtrise rédactionnelle et orale,
- Intérêt pour le monde de la culture et du spectacle vivant
- Être force de proposition ; capacité de conseil à la direction
- Capacité à communiquer auprès des services de l’ONPL basés à Angers et Nantes
- Savoir-être : aisance relationnelle, rigueur, organisation, autonomie, sens de l'initiative et du
travail en équipe
Formation souhaitée :
BTS secrétariat, assistanat de direction
Expérience :
Expérience de secrétariat/assistanat
Autres informations
Non renseignées