Assistante du Maire et du Directeur Général des Services

L'assistante du Maire et du Directeur Général des Services apporte une aide permanente au Maire, aux Elus et au DGS, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Accueillir le public :
• Assurer l’accueil physique du public
• Gérer l’accueil téléphonique

Réceptionner, traiter et diffuser l’information :
• Enregistrer le courrier départ/arrivée de la commune
• Garantir le circuit des parapheurs des services
• Diffuser les informations au Maire, aux Elus, au DGS et aux services
• Rédiger et envoyer les courriers produits par le Maire, les Elus et la direction générale des services
• Préparer des dossiers pour le Maire et le DGS, selon les réunions / instances municipales
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Garantir l’agenda du Maire et du DGS
• Prendre les rendez-vous et organiser les réunions
• Rappeler les informations importantes
• Gestion des déplacements / congés du Maire et du DGS

Instances municipales – En collaboration avec la responsable des affaires juridiques
• Préparation des séances : convocation, ordre du jour, annexes obligatoires
• Suivi de la séance en cas d’absence de la responsable des affaires juridiques
• Formalités à accomplir après les séances : finalisation des délibérations + pièces annexes, transmission contrôle de légalité