Assistante du Pôle Urbanisme et Affaires Générales H/F
Emploi MAIRIE DE CROSNE
1 Avenue De L'europe, 91560 Crosne, France
Non renseigné
Description
Accueil téléphonique et physique
• Recevoir et orienter les demandes des usagers, des pétitionnaires
• Rechercher et diffuser les informations
• Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité
• Conseiller les usagers sur les procédures
Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Directrice Urbanisme et Affaires Générales
• Organiser l'agenda et prendre ses rendez-vous en fonction des priorités et de ses disponibilités
• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Assurer le bon suivi des parapheurs et du courrier pour visa er signature
Gestion administrative
• Elaborer des courriers administratifs, des tableaux de bord de suivi des dossiers instruits ou en cours d’instruction, les arrêtés de décision, les délibérations pour le Conseil Municipal
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, etc.
• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents divers
• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficace de la Direction
• Gérer l'information, organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures, etc.)
• Suivi du budget, des bons de commande de la Direction
Profil recherché
• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint
• Veiller au respect des calendriers et des échéances
• Comprendre, analyser et gérer l'information
• Garantir la confidentialité des informations et des données
• Capacité rédactionnel et esprit de synthèse
• Savoir organiser une bonne circulation de l'information auprès des divers interlocuteurs
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d'archivage
• Maîtriser les outils bureautiques
• Savoir rendre compte très régulièrement de l'état d'avancement des dossiers
• Travailler en équipe
• Sens du relationnel
• Appétence pour l’Urbanisme et l’Environnement
• Participer de manière constructive à l'amélioration des tâches et des procédures
• Respecter le devoir de réserve
• Sens de l'initiative et de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
Cycle de travail de 37 heures hebdomadaires (25 jours de congés annuels/ 11 jours de RTT). Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle, CNAS, COS, restaurant communal, participation employeur mutuelle Santé et prévoyance (sous condition), titres de transport - forfait mobilité durable.
Autres informations
il y a 1 mois
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