Fonctions :
En tant qu’assistant·e admisnitratif·ve, vous intègrerez l'équipe du secrétariat général du Pôle Dynamiques territoriales composée de 7 agents. Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale de pôle, vous assurerez à titre principal son assistance ainsi qu’un appui au coordinateur Ressources humaines et logistique.

Missions générales :
À ce titre vous assurerez les missions suivantes :

Missions générales :
1- Au titre des missions d’assistance administrative :
- Gérer l’agenda de la secrétaire générale ainsi que l’accueil physique et téléphonique des partenaires.
- Être garant·e des échéances (ex : conception rétro-plannings) et de la qualité des écrits (notes à la Commission Permanente, notes internes, courriers…).
- Réceptionner, trier et réorienter le courrier de l’ensemble du pôle, diffuser la documentation et les informations dans les directions et services.
- Réaliser des travaux bureautiques : rapports, comptes-rendus, tableaux de suivi…
- Préparer et organiser les réunions animées par le secrétariat général (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles).
- Réaliser la gestion administrative des avancements de grade/ promotions internes des agents du pôle.
- Établir les commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

2- Au titre des missions d’appui au coordinateur RH et logistique :
En liaison directe avec le coordinateur RH et logistique l’assistant.e. apporte un appui sur les fonctions de RH déléguée en réalisant les missions suivantes :
- Assurer les tâches liées aux recrutements dans l’outil informatique (création des demandes, des jurys, convocations et courriers)
- Suivre la réalisation des entretiens d’évaluation annuelle au sein du pôle et de LABOCEA et veiller à l’intégration des comptes-rendus dans l’outil Neeva.
- Accueillir les nouveaux arrivants (élaboration du planning d’accueil avec les services concernés, réalisation d’un article de présentation pour la page Intranet du pôle…)
- Recenser les besoins des services en matière de ressources humaines
- Apporter une réponse RH de premier niveau aux agents mis à disposition de LABOCEA, ainsi qu’à l’équipe de direction de cet EPCE

Missions spécifiques :
À titre subsidiaire vous assurez le remplacement ponctuel de l’assistante du Directeur Général de Pôle et vous gérez avec elle les projets suivants :
- Organisation logistique et matérielle des évènementiels du pôle tels que la journée de pôle (recherche d’activités, devis, bons de commandes).
- Mise à jour et animation de la page intranet du pôle
- Animation du réseau des assistant·e·s du pôle
- Mise à jour de l’organigramme et les répertoires / annuaires du pôle, suivi des effectifs
- Classement / archivage pour la direction du pôle.

Spécificités du poste :
Vous assurerez une supervision de l’accueil du bâtiment Cucillé 1 (organisation des fermetures, remplacements), pour garantir la continuité du service et participe au dispositif de remplacements ponctuels existant.

Au Département , nous vous proposons de nombreux avantages vous permettant la conciliation entre la vie personnelle et la vie professionnelle :
- des plages de travail variables avec une prise de poste entre 07h30 et09h30 et un départ entre 16h30 et 19h00.
- la possibilité de choisir entre 5 cycles de travail dont un cycle qui vous ouvre droit à 47 jours de congés / RTT + 2 jours de fractionnement.
- le télétravail jusqu'à 2 jours par semaine sous réserve des nécessités de service.
- l'accès à un restaurant inter-administratif (tarif du repas préférentiel avec prise en charge du Département).
- une participation employeur/indemnité pour vos déplacements (transports en commun - vélo- co-voiturage).

Connaissances :
-Vous maîtrisez l’outil bureautique (Suite Microsoft Office), et collaboratif (Teams), et plus largement l’informatique : Post office, Délib 35, parapheur électronique, Nuage.
- Vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale d’envergure ou portez un intérêt particulier à la fonction publique territoriale et à l’action départementale.

Formation :
Idéalement issu·e d’une formation supérieure en secrétariat ou assistant·e).

Aptitudes requises :
- Autonome, vous organisez votre travail en tenant compte des priorités/délais et savez prendre des initiatives
- Rigoureux·se et disposant de bonnes capacités rédactionnelles vous êtes attentif·ve à la qualité des productions ainsi qu’au respect des délais.
- Doté·e de solides qualités relationnelles vous êtes à l’aise pour communiquer avec différentes catégories d’interlocuteur·trice·s tout en faisant preuve de discrétion dans le traitement de dossiers sensibles.
- Réactif·ve, vous êtes en mesure de vous adapter aux imprévus et de gérer des urgences.
- Doté·e d’une capacité d’analyse, vous faites preuve de capacités d’anticipation dans la gestion des rendez-vous, réunions, déplacements.

Expériences :
Une expérience antérieure significative sur des fonctions d’assistance de direction constituerait un atout supplémentaire.

Rémunération à partir de 2217 € bruts soit environ 1784 € nets prime semestrielle incluse.

Non renseignées