ASSISTANT(E) DU SERVICE RESSOURCES HUMAINES RATTACHE(E) AU SECTEUR GPEEC ET QVT

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI DES RÉDACTEURS ET ADJOINTS ADMINISTRATIFS – CATÉGORIES B ET C

Poste à temps complet
37h00 hebdomadaires sur 4,5 jours
Mairie fermée le mercredi après-midi

MISSIONS DU POSTE

Sous l'autorité hiérarchique du responsable ressources humaines et en collaboration avec le chargé de recrutement / prévention, vous les assisterez dans l’ensemble des trois grandes thématiques que sont le process de recrutement évolution professionnelle, la formation et la fonction préventive et QVT.

Accueil physique et téléphonique du service ressources humaines

• Vous devrez accueillir, renseigner et orienter les agents de la collectivité,
• Vous serez ainsi amené(e) à répondre aux questions d’ordre courante en lien avec le secteur administration du personnel et gestion de la paie,
• Vous apporterez l’ensemble des réponses en lien avec le secteur GPEEC et QVT

Gestion administrative et logistique du process de recrutement

• Participer à l’élaboration des fiches de postes en lien avec le responsable de secteur et mise à jour à l’occasion des Entretiens Professionnels Annuels,
• Diffuser les offres d’emplois sur le sites dédiés,
• Réceptionner, trier, conserver les candidatures (ou courrier du secteur),
• Organiser la logistique des commissions de recrutement (convocation des candidats et chefs de services concernés selon leur agenda, réservation de salle, accueil des candidats, suivi des tests …),
• Rédiger les courriers et/ou mails de réponses,
• Suivre les stages et apprentis (demandes, dispatching, réponses, archivage et convention),
• Organiser et gérer la matinée d'accueil du nouvel arrivant,
• Participer au comité de rédaction du journal interne et l’alimenter,
• Participer à l’ensemble des enquêtes, rapports d’activité, au bilan social sur le volet GPEEC et QVT,

Gestion administrative et logistique des actions de formation

• Répondre et informer les agents (inscription en ligne, formations catalogue …) et mise à jour de l’extranet signal,
• Gérer et assurer le suivi du budget alloué (réception des factures, lien avec les organismes …),
• Assurer la gestion logistique des formations en intra (convocation, réservation de salle, accueil et fermeture, mise en place du café-thé …),
• Saisir les attestations de formation dans le logiciel et classement dans les dossiers d'agents,
• Participer au recensement des formations, concours / examens et des prépa en lien,
• Suppléer le responsable du secteur dans l’élaboration du plan de formation et plus largement sur l’ensemble des actions de formation.

Gestion administrative et logistique de la fonction préventive et QVT selon les besoins

Assistance au RRH pour les Comités Sociaux Territoriaux ; Conseils Municipaux et Conseils Administratifs

• Gestion administrative et logistique des Comités Sociaux Territoriaux
• Convocation et vérification de l’atteinte du quorum dans le respect des délais,
• Rédaction de l’ordre du jour et des documents en lien et relance des chefs de service concernés,
• Dépôt des notes sur le owncloud,
• Rédaction des supports d’animation (diapo …),
• Réservation de salle et logistique,
• Rédaction des PV et suivi des visas,
• Mise en place et suivi des rétroplannings

• Assurer le suivi des Conseils Municipaux et Conseils d’Administration
◦ Participer à la rédaction des délibérations et résumés,
◦ Déposer les documents sous Acte Office dans le respect des délais,
◦ Assurer le suivi auprès du secrétaire général

• Missions de secrétariat et gestion de l’agenda
• Assurer la comptabilité du service des ressources humaines