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HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
ASSISTANT.E DU SERVICE SCOLARITE
1 rue de l'académie, Strasbourg (Bas-Rhin (67))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Sous l'autorité du/de la responsable du service de la scolarité, l’assistant(e) assure les missions de gestion des étudiants de/des options/années de la Haute école des arts du Rhin.
Il/elle assure l’interface entre la Direction, les enseignants et les étudiants de l’option
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, le renseignement des étudiants, enseignants et autres interlocuteurs (candidats, parents, partenaires…) ;
- Assurer la gestion les dossiers pédagogiques des étudiants : suivi administratif des dossiers des étudiants, classement et archivage des dossiers de scolarité, alimentation de la base de données dans le logiciel scolarité ;
- Participer à l’organisation des évènements rythmant la vie scolaire (rentrée, examen d’entrée, commission d’équivalence, diplômes, bilans, ateliers publics) ;
- Préparer la venue d’intervenants extérieurs (conférences, workshops…) : lettre d’engagement, réservation de titres transport et d’hébergement, réservation de salles, accueil des intervenants…
- Assurer la rédaction, saisie et mise en forme des documents et courriers relatifs (attestations, conventions de stage, comptes rendus, notes…) ;
- Assurer le suivi des plannings, absences, congés des enseignants ;
- Assurer la gestion des interventions de modèles et des chargés de cours en ateliers publics, …. (pour Marie-Cécile)
Activités secondaires :
- Réaliser des statistiques et tableaux de bords (rapports d’activité, évaluation AERES) ;
- Assurer le suivi des voyages pédagogiques ;
- Préparer les éléments comptables en lien avec les missions précitées.
Il/elle assure l’interface entre la Direction, les enseignants et les étudiants de l’option
Activités principales :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, le renseignement des étudiants, enseignants et autres interlocuteurs (candidats, parents, partenaires…) ;
- Assurer la gestion les dossiers pédagogiques des étudiants : suivi administratif des dossiers des étudiants, classement et archivage des dossiers de scolarité, alimentation de la base de données dans le logiciel scolarité ;
- Participer à l’organisation des évènements rythmant la vie scolaire (rentrée, examen d’entrée, commission d’équivalence, diplômes, bilans, ateliers publics) ;
- Préparer la venue d’intervenants extérieurs (conférences, workshops…) : lettre d’engagement, réservation de titres transport et d’hébergement, réservation de salles, accueil des intervenants…
- Assurer la rédaction, saisie et mise en forme des documents et courriers relatifs (attestations, conventions de stage, comptes rendus, notes…) ;
- Assurer le suivi des plannings, absences, congés des enseignants ;
- Assurer la gestion des interventions de modèles et des chargés de cours en ateliers publics, …. (pour Marie-Cécile)
Activités secondaires :
- Réaliser des statistiques et tableaux de bords (rapports d’activité, évaluation AERES) ;
- Assurer le suivi des voyages pédagogiques ;
- Préparer les éléments comptables en lien avec les missions précitées.
Votre mission
SAVOIRS
- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur ;
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Maîtrise de l’anglais souhaitée; la connaissance de l’allemand serait un plus.
SAVOIR FAIRE
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ;
- Capacité à prendre des initiatives.
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie, du contact, courtoisie et fermeté ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle ;
- Capacité à gérer le stress.
- Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur ;
- Culture administrative au sein d’une collectivité ou d’un établissement public ;
- Maîtrise de l’anglais souhaitée; la connaissance de l’allemand serait un plus.
SAVOIR FAIRE
- Accueillir et renseigner les interlocuteurs ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Utiliser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ;
- Capacité à prendre des initiatives.
SAVOIR ÊTRE
- Qualités relationnelles, d’accueil, sens de la diplomatie, du contact, courtoisie et fermeté ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Sens de l’organisation – Rigueur – Méthode – Discrétion professionnelle ;
- Capacité à gérer le stress.
Profil recherché
• Diplômes : baccalauréat à bac +3
• Expériences : expérience administrative souhaitée (si possible dans le domaine de l’enseignement)
• Intérêt pour l’enseignement supérieur et les domaines artistiques
- Caractéristiques du poste nécessitant une polyvalence et une capacité d’adaptation
- Intérêt pour la pédagogie, pour les domaines artistiques
• Expériences : expérience administrative souhaitée (si possible dans le domaine de l’enseignement)
• Intérêt pour l’enseignement supérieur et les domaines artistiques
- Caractéristiques du poste nécessitant une polyvalence et une capacité d’adaptation
- Intérêt pour la pédagogie, pour les domaines artistiques
Autres informations
Non renseignées