← Retour
VENISSIEUX
Assistant(e) élus, direction générale et assurances (H/F)
5 AVENUE MARCEL HOUEL, Vénissieux (Rhône (69))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Positionné(e) au sein de la Direction Générale et placé(e) sous l’autorité du responsable du pôle coordination institutionnelle et administrative, l’assistant(e) de direction auprès des DGA et des Adjoints assure un rôle d’appui administratif, organisationnel et opérationnel stratégique. À ce titre, il/elle coordonne le suivi des activités des DGA et des Adjoints, contribue à la gestion et au suivi des dossiers, facilite la circulation de l’information entre les différentes directions et veille à la sécurisation et au respect des procédures administratives. Il/elle participe activement à l’organisation et au bon fonctionnement de la Direction Générale en apportant une expertise administrative, méthodologique et relationnelle au service de la conduite des projets et de la mise en œuvre des politiques publiques de la collectivité. Dans le cadre de ses fonctions de gestionnaire assurance, il/elle assure également le suivi administratif et opérationnel des dossiers d’assurance de la collectivité. À ce titre, il/elle contribue à la gestion des contrats et des garanties, au suivi des sinistres et des déclarations, à la coordination des interlocuteurs internes et externes ainsi qu’au suivi des échéances, des indemnisations et des procédures associées.
Votre mission
Assurer l’assistance des DGA et des adjoints :
- Coordonner et optimiser la gestion des agendas des DGA et des adjoints, en assurant la planification (CA, AG, commission de sécurité, astreintes sécurité et mariages), l'organisation et le suivi des réunions et rendez-vous - Gestion et suivi des parapheurs
- Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de notes, courriers, comptes rendus et documents administratifs à destination des partenaires internes et externes.
- Assurer l'interface entre les élus, les DGA, les services et les interlocuteurs extérieurs (notamment suivi de la chaîne décisionnelle)
- Gérer l'accueil téléphonique et physique, analyser les demandes, hiérarchiser les priorités et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
- Gérer le circuit du courrier entrant de la collectivité en assurant son enregistrement, sa diffusion, son suivi et son archivage.
Effectuer le suivi des assurances de la Ville :
- Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats d'assurance de la collectivité, en veillant à leur bonne exécution et à leur actualisation
- Instruire et suivre les dossiers de sinistres, de leur déclaration jusqu'à leur clôture, en garantissant le respect des procédures et des délais
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs assurance, les services municipaux et les différents partenaires impliqués dans les dossiers
- Analyser les éléments constitutifs des dossiers, recueillir les pièces justificatives et préparer les réponses nécessaires au traitement des réclamations
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi permettant d'assurer une vision consolidée des sinistres et des contrats en cours
- Assurer une veille sur les échéances contractuelles
Missions conjoncturelles : Participation, en renfort, aux projets du secrétariat général :
- Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires applicables des actes de la collectivité (PV du Conseil municipal et actes au contrôle de légalité)
- Assurer le binôme avec l’assistance des conseillers municipaux
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures gérées par le Secrétariat général
- Coordonner et optimiser la gestion des agendas des DGA et des adjoints, en assurant la planification (CA, AG, commission de sécurité, astreintes sécurité et mariages), l'organisation et le suivi des réunions et rendez-vous - Gestion et suivi des parapheurs
- Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi de notes, courriers, comptes rendus et documents administratifs à destination des partenaires internes et externes.
- Assurer l'interface entre les élus, les DGA, les services et les interlocuteurs extérieurs (notamment suivi de la chaîne décisionnelle)
- Gérer l'accueil téléphonique et physique, analyser les demandes, hiérarchiser les priorités et orienter les interlocuteurs vers les services compétents
- Gérer le circuit du courrier entrant de la collectivité en assurant son enregistrement, sa diffusion, son suivi et son archivage.
Effectuer le suivi des assurances de la Ville :
- Assurer la gestion administrative et le suivi des contrats d'assurance de la collectivité, en veillant à leur bonne exécution et à leur actualisation
- Instruire et suivre les dossiers de sinistres, de leur déclaration jusqu'à leur clôture, en garantissant le respect des procédures et des délais
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs assurance, les services municipaux et les différents partenaires impliqués dans les dossiers
- Analyser les éléments constitutifs des dossiers, recueillir les pièces justificatives et préparer les réponses nécessaires au traitement des réclamations
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi permettant d'assurer une vision consolidée des sinistres et des contrats en cours
- Assurer une veille sur les échéances contractuelles
Missions conjoncturelles : Participation, en renfort, aux projets du secrétariat général :
- Veiller au respect des procédures administratives et réglementaires applicables des actes de la collectivité (PV du Conseil municipal et actes au contrôle de légalité)
- Assurer le binôme avec l’assistance des conseillers municipaux
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures gérées par le Secrétariat général
Profil recherché
Formation :
Formation : assistant.e administrative / assistant.e de direction
Compétences et qualités :
Maîtrise des outils bureautiques (suites LibreOffice et Office)
Capacité d'analyse et de synthèse
Capacité rédactionnelles
Techniques d'élaboration de tableaux de bord
Qualités relationnelles
Réactivité et adaptabilité
Disponibilité
Discrétion et confidentialité
Sens de la relation aux élus et aux services
Droits et obligations des fonctionnaires
Organisation de la collectivité et des services
Connaissances de l'environnement territorial
Maîtrise de l'utilisation d'un standard
Formation : assistant.e administrative / assistant.e de direction
Compétences et qualités :
Maîtrise des outils bureautiques (suites LibreOffice et Office)
Capacité d'analyse et de synthèse
Capacité rédactionnelles
Techniques d'élaboration de tableaux de bord
Qualités relationnelles
Réactivité et adaptabilité
Disponibilité
Discrétion et confidentialité
Sens de la relation aux élus et aux services
Droits et obligations des fonctionnaires
Organisation de la collectivité et des services
Connaissances de l'environnement territorial
Maîtrise de l'utilisation d'un standard
Autres informations
Non renseignées