ASSISTANT.E LOGISTIQUE ADMINISTRATIVE - EVENEMENTS ET INTERVENANT.ES SCOLARITEE
Emploi HAUTE ECOLE DES ARTS DU RHIN
2 Rue De L'outre, 67000 Strasbourg, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du Service scolarité du Site d’arts plastiques de
Strasbourg, en transversalité avec les services scolarité du site des arts visuels de Strasbourg et de Mulhouse, l’Assistant.e logisitique administrative - évènements et intervenant.es Scolarité a pour missions :
Gestion administrative des invité.es et intervenant.es extérieur.es :
o Récolte des informations et des besoins auprès de l'équipe pédagogique
o Prise de contact avec les intervenant.es et rédaction des courriers d'engagement
o Gestion administrative des transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
o Gestion des documents administratifs (contrats, conventions de partenariat, remboursements de frais).
Organisation des jurys de diplômes :
o Gestion administrative des réservations de transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
Gestion des voyages pédagogiques :
o Prise en charge de la gestion administrative des voyages pédagogiques (réservations de transport et d’hébergement).
o Gestion administrative des remboursements
Organisation des journées d’étude, des workshops :
o Récolter auprès de l'équipe pédagogique les informations nécessaires à l'organisation administrative et logistique des workshops et des journées d’études
o Organisation des inscriptions des étudiant.es
o Gestion des aspects logistiques et administratifs (intervenant.es, réservation des salles et du matériel)
Gestion des modèles vivants :
o Recrutement et gestion administrative des modèles vivants.
Élaboration des plannings de présence des modèles vivants en lien avec les enseignant.es
Strasbourg, en transversalité avec les services scolarité du site des arts visuels de Strasbourg et de Mulhouse, l’Assistant.e logisitique administrative - évènements et intervenant.es Scolarité a pour missions :
Gestion administrative des invité.es et intervenant.es extérieur.es :
o Récolte des informations et des besoins auprès de l'équipe pédagogique
o Prise de contact avec les intervenant.es et rédaction des courriers d'engagement
o Gestion administrative des transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
o Gestion des documents administratifs (contrats, conventions de partenariat, remboursements de frais).
Organisation des jurys de diplômes :
o Gestion administrative des réservations de transports et hébergements (réservation, bon de commande, remboursement de frais...)
Gestion des voyages pédagogiques :
o Prise en charge de la gestion administrative des voyages pédagogiques (réservations de transport et d’hébergement).
o Gestion administrative des remboursements
Organisation des journées d’étude, des workshops :
o Récolter auprès de l'équipe pédagogique les informations nécessaires à l'organisation administrative et logistique des workshops et des journées d’études
o Organisation des inscriptions des étudiant.es
o Gestion des aspects logistiques et administratifs (intervenant.es, réservation des salles et du matériel)
Gestion des modèles vivants :
o Recrutement et gestion administrative des modèles vivants.
Élaboration des plannings de présence des modèles vivants en lien avec les enseignant.es
SAVOIRS
- Connaissance de l’environnement territorial ;
- Connaissance des problématiques relatives au fonctionnement d’un ERP ;
- Connaissance des règles de sécurité des biens et des personnes ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciel de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Logiciel de commandes : plateforme Havas, ciril
SAVOIR-FAIRE
- Gestion des relations avec les partenaires extérieurs, Ville de Mulhouse M2A, entreprises…)
SAVOIR ÊTRE
- Ponctualité, politesse
- Rigueur
- Réactivité, fiabilité
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du contact et ouverture d’esprit
- Connaissance de l’environnement territorial ;
- Connaissance des problématiques relatives au fonctionnement d’un ERP ;
- Connaissance des règles de sécurité des biens et des personnes ;
- Maîtrise des outils informatiques : logiciel de gestion, Excel, Word, Outlook, Internet
- Logiciel de commandes : plateforme Havas, ciril
SAVOIR-FAIRE
- Gestion des relations avec les partenaires extérieurs, Ville de Mulhouse M2A, entreprises…)
SAVOIR ÊTRE
- Ponctualité, politesse
- Rigueur
- Réactivité, fiabilité
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du contact et ouverture d’esprit
Profil recherché
• Diplômes :
- Bac+3 en gestion administrative, logistique, gestion d’événements ou dans un domaine similaire.
Une expérience en gestion administrative dans un environnement éducatif ou événementiel est un plus.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et des logiciels de gestion d’événements
• Compétences administratives : maîtrise des tâches administratives courantes (gestion des réservations, rédaction de documents, gestion des contrats).
• Organisation et rigueur : Excellente capacité à organiser des tâches multiples et à suivre des processus administratifs rigoureux. Savoir prioriser les tâches et respecter les échéances
• Communication écrite et orale : Aptitude à rédiger des documents clairs et à communiquer efficacement avec les intervenant.es, les enseignant.es, les étudiant.es. Savoir partager les informations avec les autres services
Autonomie et réactivité : Capacité à anticiper les besoins et à résoudre rapidement les problèmes administratifs qui peuvent surgir.
- Bac+3 en gestion administrative, logistique, gestion d’événements ou dans un domaine similaire.
Une expérience en gestion administrative dans un environnement éducatif ou événementiel est un plus.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et des logiciels de gestion d’événements
• Compétences administratives : maîtrise des tâches administratives courantes (gestion des réservations, rédaction de documents, gestion des contrats).
• Organisation et rigueur : Excellente capacité à organiser des tâches multiples et à suivre des processus administratifs rigoureux. Savoir prioriser les tâches et respecter les échéances
• Communication écrite et orale : Aptitude à rédiger des documents clairs et à communiquer efficacement avec les intervenant.es, les enseignant.es, les étudiant.es. Savoir partager les informations avec les autres services
Autonomie et réactivité : Capacité à anticiper les besoins et à résoudre rapidement les problèmes administratifs qui peuvent surgir.
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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