Assistante mission emploi

Assister la Chargée de mission emploi dans l’organisation quotidienne de l’Espace Emploi et contribuer au bon déroulement des activités du service.

Objectifs : Au sein de l’Espace Emploi de la collectivité, vous proposez un accueil de qualité au public et vous l’accompagnez dans certaines démarches numériques ; vous assurez les tâches administratives incombant au service et vous veillez au bon fonctionnement de celui-ci en tenant compte des indications fournies par la Chargée de mission ; vous participez à la réflexion et la mise en place des actions du service.

Activités principales :
Accueillir, renseigner, informer le public :
 Accueillir physiquement et téléphoniquement, recueillir les demandes du public
 Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
 Organiser les rendez-vous de la Chargée de mission emploi avec le public
 Délivrer toutes les informations personnalisées sur l’offre de services de l’Espace Emploi
 Gérer l’espace et la documentation à l’accueil (salle d’attente, information affichée, distribuée…)
 Préparer en amont les dossiers d’accueil utilisés par la chargée de mission
 Mettre en place tout type d’outils pouvant apporter une amélioration au fonctionnement du service

Accompagner dans les démarches numériques du public :
 Aider les personnes à actualiser leur situation auprès de France Travail
 Aider les personnes à renseigner le contenu en vue d’une refonte de CV
 Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes

Veiller au bon fonctionnement technique et administratif de l’Espace Emploi :
 Transmettre les informations à la Chargée de mission emploi ou aux autres services Travailler en collaboration avec la Chargée de mission emploi sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal
 Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou de dossiers (traitement de texte, mise en forme, mailing)
 Tenir à jour la CV thèque
 Enregistrer informatiquement les rendez-vous des usagers et leur suivi (Elissar),
 Gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du service,
 Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus,
 Assurer la relève du courrier
 Participer à la mise en place et le suivi des projets en cours
 Etre le relais auprès du CAN et des services de la Ville pour les demandes de dépannage ou d’intervention
 Etablir des statistiques selon les besoins du service
 Renseigner les tableaux de bord
 Gérer et assurer le suivi des mailing-list
 Participer à la réalisation du bilan d’activité annuel (statistiques)
 Etablir un bon relationnel avec les prestataires et les autres services de la mairie
 Gérer le suivi et l’archivage des dossiers
 Gérer le suivi et réapprovisionnement des consommables
 Mettre en place et assurer la mise à jour des fichiers partenaires et entreprises

Actions événementielles :
 Participer à la réflexion et la mise en œuvre des actions organisées par la Chargée de mission emploi,
 Assurer les supports liés à la logistique (réservation de salles, fiches cuisine, bons de commande…)
 Participer à la mise en place des événements en amont et le jour J

En l’absence de la Chargée de mission :
 Suppléer les activités principales durant l’absence