Assistant(e) pôle tourisme - Référente accueil, LEI et relations hébergeurs

Sous la responsabilité du responsable du Pôle Tourisme et Culture et dans le cadre de ses missions et activités, l’agent contribue à la valorisation touristique et culturelle de la Vallée de St-Amarin et des Hautes Vosges d’Alsace.
En fonction des pics d’activités, l’agent assiste le responsable du Service et les chargées de mission dans la réalisation de tâches administratives.

Gérer l’accueil touristique :
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et numérique des visiteurs en français, en anglais et en allemand
- Informer, rechercher les informations, orienter les usagers, répondre par écrit à leur demande
- Filtrer et transmettre les appels
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Organiser et tenir l’espace d’accueil, gérer le réassort de la documentation et du stock
- Collecter et analyser les données de statistiques de l’accueil

Assurer les missions de régisseuse principale de la régie Produits touristiques :
- Gérer la régie liée aux ventes des produits touristiques : réassort, factures, vente, gestion des stocks, élargissement des produits, achalandage, …
- Être force de proposition dans l’optimisation de la boutique
- Éditer des journaux de vente
- Contrôler la caisse et son fond de caisse
- Reverser l’argent à la Trésorerie
- Éditer et transmettre les bilans

Assurer les missions de régisseuse supplémente pour la taxe de séjour intercommunale :
- Seconder, en cas de besoin, la régisseuse principale dans l’administration de la régie taxe de séjour,
- Assurer la gestion des comptes utilisateurs de la plateforme Nouveaux Territoires (hébergeurs, régisseurs suppléants)
- Répondre aux besoins des hébergeurs (première déclaration, problèmes de connexions, d’usage…)
- Enregistrer les déclarations sur la plateforme de taxe de séjours
- Assurer le suivi des déclarations, des relances, de la facturation et du recouvrement
- Gérer et actualiser la base de données
- Rédiger les courriers liés à la collecte de la taxe de séjours
- Effectuer les relances
- Rédiger les délibérations/décisions suivant les évolutions réglementaires
- Gérer le compte de dépôt de fond
- Effectuer une veille réglementaire
- Suivre le classement/labellisation des hébergements

Participer au secrétariat du Service :
- Préparer les courriers, les vérifier et les enregistrer
- Réceptionner, enregistrer, diffuser les courriers au sein du Service
- Traiter les courriers incombant aux missions de l’agent
- Prendre des notes et mettre en forme
- Réceptionner les factures, les enregistrer et les transmettre à la personne en charge
- Gérer l’achat de petit matériel de bureautique
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers liés à la fiche de poste

Contribuer à la communication et à la promotion du territoire :
- En tant que référente LEI, assurer la mise à jour permanente de fiches LEI
- Piloter la démarche annuelle de mise à jour des fiches LEI auprès des prestataires
- Accompagner les agents du service dans leur montée en compétence dans l’usage du LEI et d’AVIZI
- Seconder le/la chargé.e de communication dans la réalisation de supports
- Assurer la distribution de la documentation sur le territoire et en dehors
- Participer à l’organisation et à la tenue de stand, notamment à l’occasion de salons touristiques
- Gestion de la newsletter (sociopros) (environ 6 par an)
- Pass touristique

Être l’interlocuteur privilégié des prestataires :
- Appui à ouverture (hébergeurs)
- Suivi de l’état de réservation (hébergeurs)
- Aide à l’amélioration (hébergeurs)
- Informations labellisation et/ou classement
- Animer le groupe de travail hébergeurs
- Mettre en place des projets en adéquation avec les demandes prestataires (ex : pass touristique)