Assistant(e) ressources humaines et à la Direction

Service RH :
Préparer les éléments constitutifs de la paie
Participer à la conception des supports de suivi et de gestion
Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines
Participer à la réalisation des déclarations réglementaires
Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Assurer la gestion administrative d'une activité
Contrôler la conformité des données

Service direction :
Gérer un planning
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
Réaliser la gestion administrative des contrats
Mettre à jour un dossier, une base de données
Archiver des dossiers et documents de référence
Soutien à divers services lors des congés des agents
Accueil :
Accueil physique du public.
Réception, enregistrement et envoi du courrier.
Gestion des courriels, appels téléphoniques.
Gestion des demandes du public.
Archivage et trie des documents officiels.
Gestion de l’affichage en mairie et de la réservation des équipements municipaux (salle des fêtes).
Déclaration de nids de frelon asiatique (FREDON).
Gestion des clés des divers bâtiments communaux.
Réception et information des livraisons en mairie.

Gestion du personnel :
Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l’agent
Assurer le suivi de carrière des agents.
Rédiger les actes démonstratifs (positions, promotions, cessations de fonction, contrats) et les contrats.
Préparer les dossiers de saisine de la CAP et du comité technique, du CHSCT.
Constituer les dossiers transmis aux instances médicales.
Assurer la gestion administrative du temps de travail (planning, congés annuels, Compte-épargne temps).
Gestion de l'absentéisme.
Etablir des dossiers retraite.
Saisie informatique des dossiers des agents dans le cadre du droit à l'information et mise à jour régulière des données pour la retraite.
Suivi et planification des visites médicales.
Conseiller et renseigner les agents sur la carrière.
Diffuser les informations auprès des agents.
Assurer le suivi de la masse salariale.
Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie par la saisie des éléments variables mensuels (calcul, la liquidation, échéancier de la paie, états de fin d’année…).
Recueillir et agréger le RSU (Rapport social unique).
Elaborer la DSN (Déclaration sociale nominative).
Assurer les déclarations annuelles.

Gestion des emplois et des compétences :
Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement.
Assurer le suivi des obligations de formation.
Suivre et gérer les demandes de formation.
Appliquer les procédures de gestion et de contrôle des formations (inscription, convocation, présence, etc...).
Recueillir et formaliser les bilans de formation, assurer le suivi des formations et des habilitations.
Elaborer le plan de formation en utilisant les techniques de planification.

Gestion des contrats :
Préparer les dossiers des commissions d'appels d'offres.
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi.
Vérifier les pièces constitutives d'un dossier (éligibilité, conformité, etc.).
Effectuer un pré-contrôle de légalité.
Établir et mettre en forme des documents administratifs.
Transmettre les documents administratifs, préparer les notifications.
Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs.
Agent relais RGPD auprès du CDG14 en collaboration avec la responsable des ressources humaines :
Transmettre les informations du CDG14 donnera lors de réunions trimestrielles aux agents concernés.
Tenir au courant le CDG14 lors de changements (de logiciels, de mission des agents...).

Gestion des stocks de fournitures de bureaux en collaboration avec la responsable des ressources humaines :
Tenir un inventaire sur les deux mairies de la commune.
Entretien du rangement du stock.
Commandes groupées de fournitures pour les deux mairie et distribution au personnel.
Demande de devis et commande de papier pour les imprimantes.

Soutien au service urbanisme (lors des congés de l’agent) :
Assurer le suivi global des dossiers d’urbanisme en cours lors des congés de l’agent en charge du service.
Accompagner les usagers dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais d’instructions des dossiers d’urbanisme.
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande d’urbanisme
Vérifier les pièces constitutives des dossier (éligibilité, conformité, etc.).
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.).
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction (dossiers physiques et dossiers dématérialisés sur le logiciel Cart@DS).
Procéder à l’affichage des dossiers d’urbanisme en cours.

Soutien au secrétariat technique (lors des congés de l’agent) :
Assurer le suivi global des dossiers en cours lors des congés de l’agent en charge du service.
Réalisation des arrêtés de voirie en conformité avec la réglementation.
Envoi des arrêtés au contrôle de légalité et affichage de ces derniers
Relai de l’information entre les demandes des habitants / entreprises et le responsable du service technique / les élus / la direction.

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
Accueillir le public sur place ou par téléphone
Renseigner le public sur place ou par téléphone.
Recevoir, filtrer et orienter les appels.
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
Réception des livraisons.

Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services :
Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, bureau ordonné).
Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Gérer la demande de photocopies.
Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Enregistrer informatiquement le courrier (départ et arrivée).
Assurer le traitement du courrier départ

Chargée du service état civil :
Délivrer et enregistrer les différentes demandes d’actes (copie d’acte, avis de mention, livret de famille, transcription, décès)
Renseigner le logiciel COMEDEC.
Accomplir et assurer le suivi des dossiers mariage, PACS et parrainage civil.
Gérer le planning des différentes cérémonies.
Tenir les registres d’état civil.
Enregistrer les recensements militaires.

Organiser et répertorier les clefs des bâtiments communaux :
Mettre à jour le registre et du tableau.
Assurer le prêt ponctuel des clés.