Assistant(e) technique gestionnaire du courrier
Emploi MAIRIE DE MARCQ-EN-BAROEUL
11 Allée Des Serres, 59700 Marcq-en-Barœul, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Rattaché(e) au responsable de service, vous assurez la gestion et le suivi du courrier entrant (tous canaux) et sortant de la collectivité.
- Assurer la relève du courrier dans les boîtes aux lettres (divers canaux) de la Mairie
- Assurer l’ouverture et la répartition du courrier entre les services et les élus (y compris courrier reçu par voie électronique – mail)
- Assurer, l’enregistrement du courrier entrant et sortant
- Affranchir le courrier sortant (machine à affranchir)
- Gestion des colis à destination des services de la mairie (réception en lien avec AMS, enregistrement, notification au service destinataire, et remise aux services)
- Assurer la distribution du courrier et des parapheurs au niveau des élus, du Cabinet, de la Direction Générale des services et le cas échéant des sites distants (médiathèque, conservatoire, …)
- Assurer le portage de documents à proximité de l’Hôtel de Ville (Police Nationale, Trésor Public, …) et dans la Métropole Lilloise (MEL, Préfecture, …)
- Participer à l’élaboration des contrats / marchés publics et à leur suivi pour ce qui concerne notamment le fonctionnement du service courrier (machine à affranchir, affranchissements, dépose et collecte courriers, outil de dématérialisation gestion interne courrier).
Conditions d'exercice :
- Permis B / déplacements (véhicule municipal dédié)
- Horaire d’arrivée le matin : 8 heures 15 au plus tard
- Travail physique (lié notamment au port de colis, à la relève et au dépôt ponctuel du courrier, …)
- Congés à prendre en concertation avec l’autre agent du service courrier, pour assurer la permanence des interventions.
- Assurer l’ouverture et la répartition du courrier entre les services et les élus (y compris courrier reçu par voie électronique – mail)
- Assurer, l’enregistrement du courrier entrant et sortant
- Affranchir le courrier sortant (machine à affranchir)
- Gestion des colis à destination des services de la mairie (réception en lien avec AMS, enregistrement, notification au service destinataire, et remise aux services)
- Assurer la distribution du courrier et des parapheurs au niveau des élus, du Cabinet, de la Direction Générale des services et le cas échéant des sites distants (médiathèque, conservatoire, …)
- Assurer le portage de documents à proximité de l’Hôtel de Ville (Police Nationale, Trésor Public, …) et dans la Métropole Lilloise (MEL, Préfecture, …)
- Participer à l’élaboration des contrats / marchés publics et à leur suivi pour ce qui concerne notamment le fonctionnement du service courrier (machine à affranchir, affranchissements, dépose et collecte courriers, outil de dématérialisation gestion interne courrier).
Conditions d'exercice :
- Permis B / déplacements (véhicule municipal dédié)
- Horaire d’arrivée le matin : 8 heures 15 au plus tard
- Travail physique (lié notamment au port de colis, à la relève et au dépôt ponctuel du courrier, …)
- Congés à prendre en concertation avec l’autre agent du service courrier, pour assurer la permanence des interventions.
Profil recherché
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacités d'organisation et savoir hiérarchiser ses interventions
- Autonomie et réactivité
- Capacité à remonter les informations et l’activité du service
-- Maîtrise de l’outil informatique
- Sens du travail en équipe
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens de la ponctualité et disponibilité
- Capacités d'organisation et savoir hiérarchiser ses interventions
- Autonomie et réactivité
- Capacité à remonter les informations et l’activité du service
-- Maîtrise de l’outil informatique
- Sens du travail en équipe
- Sens de la discrétion et de la confidentialité
- Sens de la ponctualité et disponibilité
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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