Appui administratif général
• Assurer les travaux courants de secrétariat : accueil, prise et transmission des messages, gestion des agendas et rendez-vous, organisation matérielle des réunions et déplacements.
• Réceptionner, enregistrer, orienter, diffuser et suivre les courriers, courriels, demandes et dossiers ; effectuer les relances nécessaires.
• Rédiger, saisir, corriger, mettre en forme, reproduire et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, tableaux, plannings, formulaires et autres documents administratifs.
• Tenir à jour les outils de suivi, bases de données, échéanciers, tableaux de bord, dossiers partagés et circuits de validation.
• Assurer le classement, l'archivage, la recherche documentaire, la préparation et le suivi des parapheurs.
Secrétariat général et instances municipales
• Contribuer à la préparation et au suivi administratif des conseils municipaux, commissions, réunions et autres instances : collecte des éléments, convocations, dossiers de séance, présences, prise de notes et suites administratives.
• Préparer, sous les directives et la validation du DGS ou du responsable compétent, les projets de courriers institutionnels, notes, rapports, actes, délibérations, décisions, arrêtés, procès-verbaux et documents destinés aux élus.
• Participer au circuit des actes et décisions : signature, transmission, télétransmission, notification, publication, tenue des registres, classement et suivi des échéances.
• Assurer la cohérence formelle et rédactionnelle des documents administratifs et signaler toute difficulté ou pièce manquante au responsable compétent.
Appui administratif aux services techniques
• Assurer le secrétariat des services techniques et le suivi administratif des demandes d'intervention, travaux, équipements, bâtiments, espaces publics, véhicules et prestations.
• Centraliser les informations, pièces, devis, rapports et comptes rendus ; suivre les échéances et relancer les interlocuteurs internes ou externes.
• Contribuer au suivi administratif des achats et de la commande publique : consultation, collecte et contrôle formel des pièces, tableaux de suivi, bons et dossiers, sous la responsabilité du service compétent.
• Participer au suivi administratif des commissions de sécurité, contrôles, vérifications, prescriptions, habilitations, autorisations et formations réglementaires.
• Assurer le suivi administratif des marchés, des commandes et des contrats : pièces, échéances, courriers, notifications et archivage.

Suivi administratif des agents et continuité de service
• Collecter, vérifier formellement, mettre à jour et transmettre au service des ressources humaines les éléments relatifs aux heures, congés, absences, astreintes, récupérations, formations et documents des agents, sans compétence décisionnelle.
• Participer à la continuité des régies ou services municipaux, y compris la piscine, selon les besoins, plannings, nominations et règles applicables.

Compétences Fonctionnement d'une collectivité et procédures administratives ; maîtrise des outils bureautiques ; qualités rédactionnelles ; organisation, suivi des délais, capacité à rendre compte, alerter et travailler en transversalité.
Aptitudes Discrétion, neutralité, probité, disponibilité, adaptabilité, réactivité, sens du service public, respect de la hiérarchie et qualités relationnelles.

Non renseignées