BFC 90073 - Assistant administratif (F/H)

Avec un budget d’1.9 milliard d’euros et près de 4 200 agents, la Région est présente sur tout le territoire. De la formation des demandeurs d’emplois à la transition énergétique et écologique, du développement économique aux transports, des lycées à l’agriculture, de la jeunesse aux fonds européens, du sport au tourisme, elle agit au quotidien pour toutes et tous.
La Région Bourgogne-Franche-Comté est gestionnaire des TRAINS MOBIGO (ex TER) depuis 2002 et des lignes routières MOBIGO depuis 2017. Les transports sont au cœur de sa politique d’aménagement du territoire et d’intermodalité, afin de rendre les transports publics accessibles au plus grand nombre.
La Région Bourgogne-Franche-Comté met en œuvre une politique volontariste visant à développer l’utilisation des mobilités douces, des transports en commun, … Un de ses enjeux en tant qu’autorité organisatrice de mobilités est de rapprocher le tissu rural des bassins d’activité du territoire.

La Direction des Mobilités et des Infrastructures incarne cette volonté, notamment avec les unités territoriales déployées sur chaque département du territoire régional. L’Unité Territoriale 71 (UT 71), basée à Mâcon , est composée d’une équipe de 14 personnes et d’une cheffe de service.
L’UT 71 organise pour le département le transport scolaire et les lignes régulières commerciales pour usagers non scolaires (trajet domicile-travail, déplacement occasionnel).

La Région Bourgogne-Franche-Comté recrute un Assistant administratif (F/H) pour la direction Mobilités et Infrastructures - Unité territoriale de Saône-et-Loire à Mâcon.
A ce titre, vous serez en charge d'organiser et coordonner l’environnement professionnel de la responsable de l’unité territoriale, d'assurer l’accueil et le filtrage des appels, le secrétariat et le suivi logistique à l’échelle de l’unité territoriale.

DESCRIPTIF DU POSTE

SECRETARIAT
Réceptionner et gérer le courrier entrant – courriers et courriels - (tri, soumission, ventilation suivant les instructions)
Assurer le suivi des délais de réponse
Expédier les courriers produits par l’Unité territoriale
Saisir et mettre en forme les courriers, notes et comptes-rendus
Être garant de la charte graphique régionale
Vérifier et soumettre les parapheurs à la hiérarchie
Trier, classer et archiver documents et dossiers
Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires de l’unité territoriale

ORGANISATION
Gérer un ou plusieurs agendas
Gérer la logistique de l’unité territoriale (fournitures administratives, véhicules de services, besoin d’intervention technique au sein de l’UT, …) en lien avec les directions concernées (informatique, moyens généraux)
Organiser réunions et déplacements

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE DES DISPOSITIFS
Assurer la mise à jour documentaire des dossiers particuliers
Participer à la mise à jour de tableaux de bord
Mettre en forme les rapports pour les sessions
Saisir et mettre en forme les conventions et notifications
Réaliser une première analyse des dossiers de demande d’aide

POLYVALENCE
Apporter une aide temporaire sur d’autres missions au sein de l’UT

COMMUNICATION
Assurer l’accueil physique (usager.ère.s, réunions et rendez-vous) et téléphonique (filtrer et orienter les appels)
Assurer l’interface avec les interlocuteur.rice.s internes (directions, services) et externes
Participer aux permanences téléphoniques.