Sous l'autorité du Responsable du Pôle Ressources, l'assistant administratif et logistique intervient en appui et en transversalité dans le cadre du fonctionnement interne des services du CCAS.Il effectue tout type d'opérations de secrétariat pour la Direction du CCAS (gestion des appels téléphoniques, des agendas de la Direction et du Vice-président, du courrier papier et électronique, écriture de documents divers, préparation, impression et archivage de dossiers, etc.), mais également sur demande des Responsables de pôle. Il assure la préparation des différentes instances du CCAS (Conseil d'administration, Assemblée générale du GCSMS, etc.) et intervient par ailleurs sur les ressources humaines dans le cadre du suivi des demandes de stages, de congés et de formation, la préparation de l'accueil des nouveaux arrivants, ou encore de la saisie d'informations dans les logiciels de gestion du temps de travail, et de paye. Enfin, il assure le suivi des questions logistiques sur site : demandes d'intervention technique, relations avec la copropriété, suivi des stocks, etc. Dans ce cadre, les missions sont les suivantes.1)Administration générale-Est l'interlocuteur pour l'organisation de réunions en présence de la direction du CCAS, des administrateurs ou du Vice-président ;-A la demande de la direction ou des responsables de service :o Organise des réunions entre plusieurs partenaires, en assure la préparation administrative et l'organisation logistiqueo Élabore des dossiers de travail, met en forme des documents-Assure la gestion des courriers (intégration des courriers arrivés et départs dans le logiciel dédié, suivi des réponses notamment sur les courriers réservés...) ;-Réalise, met en forme les courriers réservés et courriers ordinaires et en assure le suivi ;-Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et veille à tenir à jour l'affichage réglementaire ;-Participe à la gestion de l'archivage des documents du CCAS et de ses services ;-Prépare et suit les séances du conseil d'administration (planification dans les agendas, préparation des dossiers, transmission des ordres du jour, rédaction des délibérations et procès-verbaux, réservation de salle...) ;-Participe au suivi et à la préparation de l'assemblée générale du GCSMS (groupement de coopération sociale et médico-sociale), des CST (comité social territorial), et autres instances (planification dans les agendas, préparation des dossiers, transmission des ordres du jour, délibérations, réservation de salle), élabore les procès-verbaux le cas échéant ;-Anticipe et met en place des rappels et réunions récurrentes dans les agendas de la direction et des responsables de pôle, et s'assure de leur mise à jour en cas d'absence, congés, etc.;-En lien avec le qualiticien, participe à la gestion du système documentaire ; -Anime le réseau des assistants administratifs du CCAS : 2 à 3 réunions annuelles, destinées à garantir l'homogénéité des traitements administratifs au CCAS (chartes, feuilles de route, arborescence, etc.) et à permettre leur amélioration. 2)Organisation Interne et appui à la gestion des ressources humaines-Assure le suivi des stagiaires et des dispositifs particuliers (services civiques, CME, etc.) et s'assure de la signature des conventions correspondantes ;-Met à jour le tableau de suivi des formations ;-Met en place le tableau des voeux de congés et alerte sur les échéances et fait le premier contrôle de cohérence ;-Est le référent du logiciel Chronotime : mise à jour, saisie des informations des agents, suivi,-En lien avec le gestionnaire RH :o Peut être amené à créer des codes horaires et des roulements dans les logiciels RH (Chronotime, Octime) et à effectuer la saisie des éléments variables de paie ;o Enregistre les candidatures et CV dans la CVthèque et assure une réponse ;o Réalise les démarches nécessaires à l'arrivée de nouveaux agents (demandes de profils informatiques, fourniture de matériel, noms sur les bureaux, préparation des clés et badges, etc.).3)Logistique-Est responsable du suivi des stocks et des commandes de fourniture pour les services du siège du CCAS (fournitures administrative, pharmacie),-Est le référent pour toutes les questions logistiques relatives au siège du CCAS (chauffage, climatisation, réservation de salle ou de matériel, etc.),-Assure le suivi des clés et badges,-Réalise les demandes d'intervention technique (véhicules, bâtiments, etc.) auprès des services compétents, et se déplace en cas de besoin au Garage municipal (CTM) principalement,-Assure le lien avec la copropriété au quotidien.4)Autres activités, en remplacement, du gestionnaire RH et Organisation Interne -Assure le remplacement de 1 niveau du gestionnaire RH et Organisation Interne

- Bac AGORA ou équivalent
- Techniques liées à la gestion administrative : prise de rendez-vous, classement, archivage...
- Techniques informatiques, bureautiques et logiciels spécifiques, (Word, Excel, PowerPoint et Acropolis)
- Techniques liées à l'accueil téléphonique
- Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance de l'environnement du poste : les services internes au CCAS, des acteurs institutionnels et des partenaires
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Non renseignées