Chargé d'accueil et Assistant administratif de la maison d'accueil des victimes de violences

La ville de Sète recrute un.e chargé.e d'accueil et assistant.e administratif.ive au sein de la maison d'accueil des victimes de violences.

MISSION 1 : Accueil physique et téléphonique du public

Accueillir le public avec amabilité, empathie et sans jugement
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer un système de mesure de la fréquentation (registres des passages et des appels téléphoniques)
Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

MISSION 2 : Renseignement et orientation du public

Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Orienter et accompagner les personnes vers les services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et des institutions

MISSION 3 : Gestion administrative

Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Techniques et outils de communication
Techniques de communication téléphonique
Règlements intérieurs
Techniques et outils de communication
Techniques de secrétariat (dactylographie, courrier norme Afnor sur Word, tableaux Excel, etc.)
Techniques de capitalisation et de classement de documents
Techniques de recherche d'information
Techniques de gestion de planning
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
Gestion des permanences des membres des associations partenaires
Gestion logistique (fournitures de bureau et approvisionnement des consommables, etc.)
Gestion du dossier du bureau « Dossiers Révolution » : sauvegarde journalière sur clé USB

MISSIONS 4 : Sécurité et hygiène

Accueil physique : usage systématique du visiophone pour accueillir du public
Afficher et maintenir à jour les contacts d’urgence
Techniques d’utilisation de l’application MONSHERIF
Techniques d’utilisation d’un extincteur
Veiller à enfermer les produits et objets dangereux (produits ménagers et objets tranchants)
Veiller à la bonne tenue du local (ranger, nettoyer et désinfecter les sanitaires)