Chargé d'accueil et de gestion administrative
Emploi MAIRIE DE VILLE-LA-GRAND
Ville-la-Grand (Haute-Savoie)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La Mairie de Ville-la-Grand recrute un Chargé d’accueil et de gestion administrative, à pourvoir dès décembre 2024.
Missions :
Dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, vous aurez à votre charge l’accueil, l’orientation et le renseignement du public ainsi que la gestion des dossiers administratifs du service.
Missions :
Dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, vous aurez à votre charge l’accueil, l’orientation et le renseignement du public ainsi que la gestion des dossiers administratifs du service.
Accueil du public
- Au niveau physique dans la zone d’accueil
- Au niveau téléphonique
Gestion et mise à jour de l’affichage de la Mairie
- Gérer les affichages selon les évènements, la vie associative, les flyers et tout document de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
Gestion des réservations
- Gérer les réservations des véhicules
- Gérer les réservations des salles de la mairie
- Assurer la remise des clés des salles communales
Gestion de dossiers administratifs et des documents de circulation
- Constituer et suivre les dossiers (attestation d’accueil, recensement, certificat de vie…)
- Etablir les documents de circulation (CNI/Passeports)
- Délivrer les documents administratifs
- Renseigner et conseiller les usagers
Etat Civil
- Réceptionner les déclarations
- Assurer la tenue administrative des registres d’Etat Civil
- Préparation des PACS/Mariage
Gestions des élections
- Saisie et gestion des dossiers
- Aide à la préparation des élections
Autres
- Aide ponctuelle pour d’autres services
- Gestion des fournitures
- Au niveau physique dans la zone d’accueil
- Au niveau téléphonique
Gestion et mise à jour de l’affichage de la Mairie
- Gérer les affichages selon les évènements, la vie associative, les flyers et tout document de communication
- Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services
Gestion des réservations
- Gérer les réservations des véhicules
- Gérer les réservations des salles de la mairie
- Assurer la remise des clés des salles communales
Gestion de dossiers administratifs et des documents de circulation
- Constituer et suivre les dossiers (attestation d’accueil, recensement, certificat de vie…)
- Etablir les documents de circulation (CNI/Passeports)
- Délivrer les documents administratifs
- Renseigner et conseiller les usagers
Etat Civil
- Réceptionner les déclarations
- Assurer la tenue administrative des registres d’Etat Civil
- Préparation des PACS/Mariage
Gestions des élections
- Saisie et gestion des dossiers
- Aide à la préparation des élections
Autres
- Aide ponctuelle pour d’autres services
- Gestion des fournitures
Profil recherché
Expérience sur un poste similaire apprécié
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
- Techniques de régulation
- Techniques de secrétariat et de classement
- Maîtrise de l’outil informatique
Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l’intérêt collectif
- Sens de l’engagement
- Capacité d’adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens accru de l’accueil
- Assiduité
- Aptitude du travail en équipe
Savoirs spécifiques (connaissances théoriques) :
- Connaissance de la collectivité, son fonctionnement et ses services
- Notions en communication
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- Techniques de secrétariat et de classement
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Savoir-faire (connaissances techniques) :
- Aptitude à recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Aptitude à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
Savoir-être indispensables attendus par la Collectivité :
- Sens du service public et de l’intérêt collectif
- Sens de l’engagement
- Capacité d’adaptation
- Droiture et intégrité
- Attitude constructive et bienveillante
- Discrétion / respect du secret professionnel
- Sensibilisation au développement durable
Savoir-être (comportements, attitudes, qualités humaines) :
- Très bonnes capacités relationnelles
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Autres informations
Non renseignées
il y a 17 heures
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