Chargé d’accueil et de gestion administrative

Placé sous la DGA, le chargé d’accueil et de gestion administrative aura pour missions :
- Accueillir, orienter et renseigner l’usager, les élus et les correspondants téléphoniques et représenter l’image des collectivités auprès des usagers.
- Assurer la gestion administrative et technique du service des moyens généraux

Conditions de travail :
- Temps de travail : 1607h/annuel - 37 heures hebdomadaires sur 4,5 ou 5 jours
- Horaires : Lundi 14h-18h, mardi 8h30-12h et 13h-18h, mercredi 8h30-12h et 13h-17h30, jeudi 8h30-12h et 13h-18h, vendredi 8h30-12h et 13h-17h30
- Lieu de travail : Siège de la Communauté de communes
- Moyens matériels à disposition : Ordinateur portable

Contraintes organisationnelles et relationnelles :
- Contact avec un public pouvant être en difficultés linguistique, sociale, mentale
- Rythme de travail variable : travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d’autres
- Agressivité verbale et/ou physique des usagers

Ambiances de travail et contraintes physiques :
- Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée et/ou inadaptée
- Chute de plain-pied, de hauteur et chute d’objet
- Exposition à des agents biologiques ou infectieux : contamination par le public (grippe, gastro-entérite…)
- Contraintes visuelles : travail sur écran
- Manutentions manuelles et port de charges : fournitures, papier, tables, chaises...

Prestations sociales :
- Participation de la collectivité à une complémentaire santé labellisée et à une prévoyance à hauteur de 30€ max pour un temps complet ;
- Adhésion au CNAS (sous réserve de remplir les conditions)
- Possibilité d'adhérer à une association du personnel

- Assurer l’accueil physique et téléphonique,
- Renseigner et orienter le public en fonction des demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques et prendre les messages le cas échéant
- Assurer la gestion du courrier, l’affranchissement et le courrier hors format et de la boîte mail générique
- Gérer l’arrivée et le départ du courrier de la collectivité
- Être le premier interlocuteur pour les demandes afférents aux inscriptions et aux facturations des services publics,
- Assurer l’exécution budgétaire : saisie des bons de commande, validation de commande spécifique, édition de balance et de tout support utile à la gestion budgétaire et comptable
- Mettre en place et assurer la mise à jour des tableaux nécessaires au suivi des activités opérées par le service
- Aider à la rédaction des documents administratifs
- Gestion du logiciel de cession des biens,
- Gestion et affichage d’information
- Gérer les fournitures, le matériel et les équipements nécessaires au fonctionnement des services de la collectivité (mise en place des salles de réunion, gestion des plannings de réservations des salles)
- Gérer les réservations du parc auto, le suivi de l’entretien des véhicules et contrôles obligatoires et gestion des assurances de la flotte automobile
- Suivre la consommation d’essences
- Assurer la polyvalence avec les autres agents du service en cas d’absence