Chargé d'accueil et de gestion (H-F)

Seconde ville de l’agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 51 280 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques, le Théâtre Onyx ainsi que la Maison des Arts. Un pôle de service public, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au cœur d’une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l’axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d’oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte direction/service :
La Maison des Arts est un établissement classé Conservatoire à rayonnement communal pour son enseignement musical. Elle accueille 1300 élèves en musique et arts plastiques, CHAM élémentaire et collège.

Placé sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif et accueil, vous assurerez les missions suivantes :

1/ Accueil physique et téléphonique
> accueillir et renseigner les usagers, orienter et donner les informations concernant le fonctionnement administratif et pédagogique de la Maison des Arts (offre de cours, stages artistiques, les projets culturels).
> recevoir, filtrer, transmettre les appels téléphoniques, les messages et courriels.
> prendre des rendez-vous et organiser les agendas
> participer à la communication auprès des usagers : courriers, messages.
> accueillir le public lors des évènements organisés par la Maison des Arts, concerts et vernissages d’exposition, en roulement avec les autres agents du pôle.

2 /Suivi administratif de la scolarité des élèves
> assurer le suivi administratif de la Maison des Arts via le logiciel Imuse (scolarité des élèves, des professeurs, des cours, la gestion des salles)
> enregistrer les inscriptions des élèves dans le logiciel de suivi de la scolarité des élèves (Imuse)
> calculer des quotients familiaux, mettre à jour les dossiers des élèves.
> éditer et envoyer les factures aux élèves.
> saisir et suivre les règlements (chèques, espèces, prélèvements automatiques…).
> rédiger des documents administratifs, des courriers à destination des élèves.

3/ Missions administratives
> assurer le suivi de la régie principale des recettes liées aux inscriptions : suivi des recettes avec la responsable du pôle et dépôt des fonds à la trésorerie.
> préparer la délibération des remboursements des élèves de la Maison des Arts.
> réaliser du classement, de l’archivage de documents administratifs.
> établir les statistiques via le logiciel Imuse pour le rapport d’activités
> participer à différents projets et activités relevant du pôle administratif et accueil.