chargé d'accueil et de logisitique

Suite au départ du titulaire du poste, la Ville de Hombourg-Haut recrute un(e) CHARGE(E) D’ACCUEIL ET DE LOGISTIQUE (H/F)

CONTEXTE : Se distinguant par son positionnement géographique et son histoire, la commune de Hombourg-haut est entrée en septembre 2022 dans le label « Petites Cités de Caractère » et est devenu ainsi le 2ème ville du Département de la Moselle à l’intégrer. De plus, la commune a intégré le programme « Petites Villes de Demain » afin de renforcer son attractivité, améliorer son cadre de vie, développer l’économie de proximité et conforter son rôle dans la transition écologique et l’équilibre territorial. Elle s’inscrit également dans la démarche ANRU en élaborant et conduisant des projets globaux et des opérations de rénovation urbaine.
Son patrimoine contribue à l’embellissement de la Ville, tout comme son fleurissement qui lui permet l’attribution des 3 fleurs au label « Villes et villages fleuries ».

Missions principales :
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique

Missions principales :
Sous l’autorité du Directeur Général ou de tout autre personne qui s’y substitue, vous serez amené(e) à :
• Assurer la mise en place et le bon déroulement des manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations et autres évènements municipaux, dans le respect des règles protocolaires
• Assurer la logistique et les achats nécessaires
• Gérer les locations de salles et bâtiments communaux (salles, gymnases…)
• Accueil / guichet unique

1) Gestion et organisation des évènements et des achats
• Assurer l’organisation, mettre en œuvre et gérer toutes manifestations, fêtes, cérémonies, inaugurations…, ainsi que les évènements organisés par la Ville et veiller à leur bon déroulement dans le respect des règles protocolaires (lunchs, vins d’honneurs, manifestations, cérémonies, inaugurations, commémorations, vœux du Maire, fête des séniors, concerts d’été, festivités de Noël, concours des maisons fleuries, et tous autres évènements liés à la vie de la collectivité en lien avec les élus et le directeur de cabinet, in situ et à l’extérieur).
• Lors de la préparation de tout évènement, assurer la gestion et le suivi : prospecter des prestataires, demander des devis, passer des commandes, réaliser tous types d’achats, assurer les différents préparatifs, installer les salles (tables/chaises/chevalets), installer les décorations ou affichages (pupitre, affiche protocolaire, fleurs, drapeaux…)
• Participer à l’accueil des personnalités, des officiels et des invités, les guider et les placer si besoin
• Contribuer à la gestion de la sonorisation des cérémonies et évènements organisés par la Ville : montage, réglage et exploitation des sonorisations nécessaires (micro(s), haut-parleurs, musique…)
• Assurer le service lors de tout évènement avec buffet et/ou vin d’honneur/verre de l’amitié, et coordonner l’équipe dédiée au service et au rangement
• Après tout évènement, contribuer au rangement des lieux et de la vaisselle
• Aménager les salles et installer le matériel nécessaire lors des réunions, jurys, commissions réunies, conseils municipaux : installations des tables et chaises, préparation et pose des chevalets, café, collation, ordinateur, vidéoprojecteur…
• Acheter le matériel nécessaire au fonctionnement de la mairie, les cadeaux, les bouquets (grand anniversaire, distinction honorifique, vœux du personnel…)
• Gérer l’installation et l’utilisation du matériel audiovisuel et informatique
• Apporter une assistante technique aux organisations et aux professionnels amenés à intervenir
• Participer aux réunions préparatoires des évènements

2) Gestion des locations et utilisations des salles communales
• Gérer les plannings d’occupation des salles / gymnases par les associations et usagers ou les partenaires
• Gérer le planning de réservation des salles (réservation, régie de recette, besoins matériels…)
• Communiquer les informations et assurer le suivi de l’occupation des salles par le biais des agents chargés des états des lieux

3) Accueil et renseignement du public
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement
• Orienter les usagers dans leur démarche vers les organismes compétents
• Prendre des messages et les transmettre : identifier, gérer les demandes et son degré d’urgence
• Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Délivrer les renseignements de base sur les domaines de compétence du guichet unique (toutes formalités multi-activités : état-civil, population, affaires scolaires, location de salles…)
• Certifier et légaliser les documents
• Demandes d’inscription sur les listes électorales
• Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global

4) Démarches guichet unique
• Une forte implication est attendue dans le cadre de la création du guichet unique.
• Délivrer les formulaires aux usagers dans le cadre des démarches administratives et familiales
• Traiter les demandes relevant du guichet unique et aider les usagers dans leurs démarches
• Procéder aux encaissements des régies du service aux usagers
• Participer aux opérations de recensement de la population, révision de la liste électorale et organisation des scrutins électoraux

La liste des missions ci-exposées est non exhaustive et peut faire l’objet de modification