Chargé d'accueil polyvalent (h/f)
Emploi CHARENTON-LE-PONT
Charenton-le-Pont (Val-de-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Remplacement temporaire
Plein temps
Description
L’agent sera placé(e) sous l’autorité de de la Directrice de l’Administration Générale et des Affaires Réglementaires :
Activités principales liées à l’accueil
• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil physique et renseignement du public,
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
• Réception des plis d’huissier et remise aux intéressés,
• Réception des colis et remise aux intéressés,
• Assurer la gestion des clefs de l’hôtel de Ville et des bâtiments environnants (locaux mis à la disposition des associations).
• Gestion des salles de l’Hôtel de Ville (salle Séguier, salle des Mariages et salle du Conseil Municipal),
• Gestion des rendez-vous des avocats conseils, défenseurs des droits, (Point justice-Ville),
Activités spécifiques liées au courrier et aux réservations de l’espacer Toffoli
• Gestion des réservations de la salle Toffoli,
• Enregistrement du courrier sur le logiciel Elise,
• Participation à la gestion du courrier entrant et à l’affranchissement,
• Réception des appels téléphoniques,
• Accueil physique et renseignement du public,
• Orientation du public vers les services ou organismes compétents,
• Réception des plis d’huissier et remise aux intéressés,
• Réception des colis et remise aux intéressés,
• Assurer la gestion des clefs de l’hôtel de Ville et des bâtiments environnants (locaux mis à la disposition des associations).
• Gestion des salles de l’Hôtel de Ville (salle Séguier, salle des Mariages et salle du Conseil Municipal),
• Gestion des rendez-vous des avocats conseils, défenseurs des droits, (Point justice-Ville),
Activités spécifiques liées au courrier et aux réservations de l’espacer Toffoli
• Gestion des réservations de la salle Toffoli,
• Enregistrement du courrier sur le logiciel Elise,
• Participation à la gestion du courrier entrant et à l’affranchissement,
Profil recherché
Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité,
• Prendre des messages et les restituer rapidement et de manière fidèle mais concise,
• S'exprimer clairement, encourager les administrés à s’exprimer et reformuler les demandes,
• Recevoir, filtrer et orienter dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique,
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
• S'adapter aux publics de cultures différentes,
• Adapter son intervention aux différents publics,
• Gérer un système de mesure de la fréquentation, le cas échéant,
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Renseignement et orientation du public
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Présenter des documents d'information et de communication,
• Gérer un planning de réservation,
• Orienter vers les personnes et services compétents,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
• Orienter les personnes ayant besoin d’aide pour la rédaction des documents administratifs vers un service municipal ou un intervenant extérieur compétent.
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents institutionnels par voie d'affichage ou au sein des services,
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Savoirs socio-professionnels,
• Techniques d'accueil, règles de communication,
• Organisation et activités des services,
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,
• Techniques de régulation,
• Techniques de communication téléphonique,
• Caractéristiques des publics,
• Règlements intérieurs,
• Techniques et outils de communication,
• Notions en langues étrangères ou être en capacité de faire appel à des collègues maîtrisant ces langues,
• Techniques de médiation et négociation,
• Techniques de secrétariat (utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’une boite de messagerie électronique.),
• Techniques de capitalisation et de classement de documents,
• Techniques de recherche d'information.
Savoirs généraux
• Organisation et organigramme de la collectivité,
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité,
• Directives et procédures d'instruction des dossiers,
• Procédures de transmission des demandes,
• Droits et obligations des usagers.
•
PROFIL
• Diplôme ou niveau requis : Niveau IV/Vde l’enseignement général ou technique
• Disponibilité et sens du service public,
• Amabilité, être à l’écoute,
• Qualités relationnelles,
• Rigoureux, méthodique,
• Structuré, organisé,
• Dynamique.
• Accueillir le public avec amabilité,
• Prendre des messages et les restituer rapidement et de manière fidèle mais concise,
• S'exprimer clairement, encourager les administrés à s’exprimer et reformuler les demandes,
• Recevoir, filtrer et orienter dans le cadre de l’accueil physique et téléphonique,
• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
• S'adapter aux publics de cultures différentes,
• Adapter son intervention aux différents publics,
• Gérer un système de mesure de la fréquentation, le cas échéant,
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité.
Renseignement et orientation du public
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, tout en respectant les limites de son poste,
• Présenter des documents d'information et de communication,
• Gérer un planning de réservation,
• Orienter vers les personnes et services compétents,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité,
• Orienter les personnes ayant besoin d’aide pour la rédaction des documents administratifs vers un service municipal ou un intervenant extérieur compétent.
Gestion et affichage d'informations
• Diffuser des informations ou des documents institutionnels par voie d'affichage ou au sein des services,
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Savoirs socio-professionnels,
• Techniques d'accueil, règles de communication,
• Organisation et activités des services,
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet,
• Techniques de régulation,
• Techniques de communication téléphonique,
• Caractéristiques des publics,
• Règlements intérieurs,
• Techniques et outils de communication,
• Notions en langues étrangères ou être en capacité de faire appel à des collègues maîtrisant ces langues,
• Techniques de médiation et négociation,
• Techniques de secrétariat (utilisation d’un logiciel de traitement de texte et d’une boite de messagerie électronique.),
• Techniques de capitalisation et de classement de documents,
• Techniques de recherche d'information.
Savoirs généraux
• Organisation et organigramme de la collectivité,
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité,
• Directives et procédures d'instruction des dossiers,
• Procédures de transmission des demandes,
• Droits et obligations des usagers.
•
PROFIL
• Diplôme ou niveau requis : Niveau IV/Vde l’enseignement général ou technique
• Disponibilité et sens du service public,
• Amabilité, être à l’écoute,
• Qualités relationnelles,
• Rigoureux, méthodique,
• Structuré, organisé,
• Dynamique.
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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