Courrier réservé et courrier de gestion :
- Tri, enregistrement et numérisation du courrier réservé et du courrier de gestion en appui des agents de numérisation
- Veille et conseil sur le tri des correspondances à numériser auprès des agents du courrier et des directions
- Mettre en œuvre la numérisation progressive des correspondances et proposer des mesures correctives,
- Echanges régulier avec le chef de service
- Echanges réguliers avec le coordinateur technique du courrier
- Contacts réguliers avec le Cabinet du Maire - Président,
- Veille active à l'actualité des projets de la collectivité et de ses établissements.

Courrier :
- Proposer à partir des centres de coûts un plan de réduction des dépenses d'affranchissement via la numérisation,
- Apporter un conseil aux directions en matière d'affranchissement, de numérisation, de présentation des correspondances,
- Veiller à la bonne application de la charte rédactionnelle, rôle d'expert auprès des directions,
- Rédiger des fiches techniques et des procédures relatives aux missions
- Préparer un guide du pôle courrier et des correspondances (procédures, conseils) et veiller à sa mise à jour régulière,
- Remplacer en cas d'absence ou d'empêchement un agent de numérisation

GRU :
- Participer aux réunions de mise en place du logiciel de gestion des correspondances,
- Administrateur fonctionnel de l’application multicanale
- En lien avec le référent de la dématérialisation, suivi et gestion des demandes d’évolutions ou d’anomalies de l’application (boite mail dédiée, plateforme prestataire)
- Animer des formations et conseiller les directions
- Mise à jour ou rédaction de supports de formation
- Mise en œuvre de formations spécifiques
- Suivre les évolutions du logiciel et prévoir l’actualisation des données internes,
- Suivre l'activité (tableaux de bord, statistiques).

Mission logistique et sécurité (incendie et sûreté) de l’Hôtel de la communauté urbaine :
- suivi des plannings d’intervention
- organisation, veille et contrôle de la prestation externe de sécurité incendie (évaluation des besoins, commandes, état de présence, qualité du service rendu)
-participation aux réunions du service Sécurité incendie de la direction des Bâtiments (réunions régulières d’échanges, relatives aux procédures de levée de doute, évacuation incendie, guide files/ serre files …)
- Suivi de l’activité logistique à l’HCU
- Suivre l’activité (statistiques, tableaux de bord, évaluation de la mission)
- Mise à jour du guide de fonctionnement de l’hôtel de communauté Urbaine
- Appui dans le suivi du contrat de maintenance hémicycle – salles du bureau communautaire

Divers :
- Participer aux réunions plénières de la Direction et aux réunions de service
- Informer de manière systématique le chef de service ou son assistante des incidents et dysfonctionnements rencontrés

Connaissances/Savoir :
- Connaissances des outils bureautiques de base (Word, Excel, Outlook…), des techniques de numérisation. La maîtrise d'un outil de gestion des correspondances serait un plus,
- Connaissance de l'environnement territorial et des missions de service public,
- Connaissance des compétences municipales et communautaires, de l'actualité locale, du territoire et des projets en cours,
- Intérêt pour l’environnement sécurité, prévention des risques

Savoir-faire :
- Participer aux évolutions d'organisations (Communauté Urbaine),
- Expliquer les consignes,
- Enregistrer et numériser des documents,
- Animer une formation,
- Suivi de la relation usager (en interne)
- Gérer des plannings
- Conduite de projet et animation de réunion

Savoir-être :
- Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
- Savoir travailler en transversalité
- Savoir prendre des initiatives,
- Etre organisé, réactif et ordonné,
- Très grande discrétion, respect de la confidentialité,
- Savoir s'adapter rapidement et faire preuve de polyvalence.

Non renseignées