Chargé de gestion administrative et financière

Genas, c’est la 3ème ville du département du Rhône (hors Métropole), avec 13 698 habitants, une croissance démographique douce (150 habitants en plus en moyenne chaque année depuis 2008) et 23,84 km² de territoire.

C’est aussi, une « ville nature », avec 7 parcs et jardins repartis sur 21,2 hectares et protégée par des dizaines de kilomètres carrés de ceinture verte.
Genas, ville connectée, est proche de l’aéroport et de la rocade Est, avec 4 lignes de bus régulières, dont une liaison toutes les 10 minutes en heures de pointe avec le métro A de Vaulx-en-Velin la Soie.

« Ville amie des enfants et des aînés », « active et sportive » ou encore parmi les « villes et villages fleuris », Genas, c’est aussi un bassin économique majeur, avec plus de 8 000 emplois et 3 zones industrielles dont une partie de la 2ème plus grande de France (Mi-Plaine).

Son cadre de vie remarquable et animé par une centaine d’évènements par an est conforté par des investissements annuels en moyenne 1,6 fois supérieurs aux communes de même strate.

À Genas, près de 300 agents œuvrent au quotidien pour la préservation et l’amélioration de ce cadre de vie, au sein d’une collectivité qui a fait de la recherche d’excellence une valeur fondamentale dans son action de service public.

Sous la double responsabilité de la Directrice des politiques culturelle, sportive et associative au sein du pôle ESVE et de la Responsable de la commande publique, vous assurez la gestion administrative et financière pour moitié sur chacun des deux services.

1. Pôle Éducation, Solidarités et Vivre ensemble (mi-temps)
Gestion administrative de la direction des affaires culturelles, sportives et associatives
• Réaliser des travaux divers de secrétariat pour la direction
• Elaborer et tenir à jour des outils de suivi de l’activité
• Participer à l’élaboration des procédures internes et les mettre en œuvre
• Rédiger des courriers/ courriels en lien avec la direction

Assurer la suppléance des 2 assistants de direction du pôle Éducation, Solidarités et Vivre ensemble
• Organiser et suivre le courrier entrant et sortant du service
• Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
• Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique
• Etablir les comptes rendus des réunions du pôle (environ 1 / mois)
• Rechercher et diffuser des informations
• Traiter des données financières en vue d’établir les comptes de résultat des services du pôle pour la CAF
• Saisir des inscriptions aux activités petite-enfance, enfance-jeunesse, affaires scolaires

Gérer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat

2. Service Commande publique, affaires juridiques et assurances (mi-temps)
Secrétariat des marchés publics
• Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique
• Réaliser et mettre en forme des documents administratifs (courriers, comptes rendus, procès-verbaux)
• Réceptionner, enregistrer, trier, imprimer, classer et archiver les dossiers ; synthétiser et présenter les informations
• Assurer l’organisation logistique des réunions et missions (réservation, convocations, listes de présence…)
• Suivi des circuits de signature et parapheurs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriels du service
• Utiliser les outils bureautiques et progiciels de gestion (dématérialisation, suivi des marchés)
• Censurer et renvoyer les documents de marché aux candidats évincés
• Etablir les bons de commandes



Assurances
• Préparer et envoyer les déclarations de sinistre (collecte des pièces, rédaction et transmission)
• Assurer le lien opérationnel avec les assureurs et les services pour le suivi des sinistres
• Suivre les indemnisations en lien avec le service financier et tenir le tableau de bord des sinistres