Chargé de gestion administrative et financière - (F/H)

Garantir la sécurisation des procédures en veillant au respect des règles de la commande publique et du conventionnement des dossiers d’investissement et de fonctionnements relatifs à l’aménagement numérique et l’exploitation voirie
Assurer le suivi administratif et financier des marchés publics, conventions et subventions, tant en dépenses qu’en recettes
Participer à la préparation du budget et assurer le suivi des crédits dédiés à l’aménagement numérique et à l’exploitation de la voirie
Contribuer à l’amélioration de la qualité du service rendu aux intervenants internes et externes

Activité 1 : Garantir la sécurisation des procédures des dossiers d’investissement liés à l’aménagement numérique et l’exploitation voirie

Coordonner avec les équipes opérationnelles de la Direction Ingénierie et Ressources et avec le service commande publique de proximité (CPPP) la préparation des marchés publics : planification des marchés à lancer, intégration de clauses administratives et financières adaptées, rédaction des pièces administratives pour les marchés inférieurs à 40 000 € HT.
Coordonner avec les équipes opérationnelles et les communes ou entités concernées la préparation des conventions financières en dépenses et en recettes.
Préparer les décisions des instances relatives aux contrats et conventions : délibérations, rapports du Président.
Veiller au suivi administratif des marchés et conventions : échanges avec les prestataires, rédaction de courriers.
Assurer le suivi financier des marchés publics et alerter en cas de proximité des seuils maximum.
Participer aux réunions de coordination avec les services opérationnels.
Veiller au respect des délais de paiement.

Activité 2 : Assurer le suivi administratif et financier des marchés publics, conventions et subventions en dépenses et en recettes relatifs à l’aménagement numérique et à l’exploitation voirie

Procéder aux engagements de dépenses et de recettes liés aux marchés publics, conventions et subventions.
Si nécessaire, faire créer les lignes d’imputation budgétaires manquantes, procéder aux virements de crédits
Créer et actualiser les outils de suivi (tableau d’exécution, fiche marché Grand Angle)
Créer les bons de commande dans Grand Angle et en assurer le traitement jusqu’à l’envoi au fournisseur (visas internes, signature, envoi dématérialisé, classement numérique et physique)
Traiter la facturation dans le cadre de la chaîne comptable dématérialisée (selon le type de marché et le niveau de réalisation du contrat) : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire des certificats administratifs, certificats de paiement et état de solde, vérifier ou calculer les révisions de prix, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense, effectuer le pré-mandatement, répondre aux demandes des prestataires, traiter le cas échéant les demandes d’observations et/ou de rejets du comptable public
Procéder au paiement des avances et assurer le suivi de leur remboursement
Gérer les garanties financières : contrôle des documents transmis, production et envoi des certificats de libération de garanties
Pour les conventions de recettes : réaliser les appels de fonds conformément aux modalités prévues, produire les justificatifs et courriers nécessaires
Pour les conventions de dépenses : réaliser les pré-mandatements selon les modalités prévues, produire les justificatifs et courriers nécessaires
Pour toutes les conventions : solliciter les pièces nécessaires (bilans…) en lien avec les services opérationnels
Classer et archiver l’ensemble des documents et pièces afférents aux marchés et conventions, dans le respect des procédures et plans de classement

Activité 3 : Participer à la préparation du budget lié à l’aménagement numérique et à l’exploitation de la voirie, et en assurer le suivi

Préparer et assurer le suivi du budget annexe dédié à l’aménagement numérique et à l’exploitation de la voirie.
Produire les éléments de suivi budgétaire et comptable (reporting) à destination des équipes opérationnelles.
Assurer un suivi régulier des projets avec les opérationnels afin de mettre à jour les crédits des enveloppes (suivi des engagements non soldés, rephasage régulier).

Activité 4 : Contribuer à l’amélioration du service rendu

Participer à la mise en place d’une organisation de travail efficiente permettant de recouvrir les recettes liées à l’aménagement numérique
Veiller au respect des procédures, délais, taux de réalisation des budgets
Assurer un rôle de référent pour les équipes opérationnelles du Pole proximité Espaces publics
Participer aux réunions de service et de direction
Assurer les suppléances en cas d’absence des autres agents du service
Participer à tout autre projet du service