Mission principale :

Sous l'autorité du ou de la chef(fe) de service, et au sein de la Direction des affaires juridiques, le/la rédacteur/trice des assemblées participe au bon déroulement du processus de préparation, de tenue et des suites des réunions du conseil départemental et de la commission permanente et veille à la régularité des publications légales.

• assurer le suivi du calendrier des réunions de la commission permanente et du conseil départemental
  
• vérifier le formalisme des rapports et délibérations
  
• apporter un soutien aux directions et services instructeurs, notamment dans l’utilisation du logiciel dédié
  
• centraliser, relire, mettre en forme si besoin et compiler les rapports des directions en vue de leur réalisation par l’imprimerie
  
• assurer la préparation matérielle des salles
  
• établir, en lien avec les services, le planning prévisionnel d'occupation des salles de délibération et de réunion
  
• assister les services et les membres de l’exécutif départemental pour toute information relative à l’organisation des réunions du conseil départemental et de la commission permanente
  
• participer à la préparation des convocations pour les réunions de l’assemblée départementale
  
• assister le ou la chef(fe) de service dans la vérification de la conformité des rapports et délibérations au règlement intérieur de l’assemblée et aux textes applicables en la matière
  
• assister le ou la chef(fe) de service dans la mission de sécurisation du processus décisionnel des élus, notamment sous l’angle de la prévention des conflits d’intérêts
  
• participer aux évolutions du logiciel et à la simplification des procédures du service
  

Formalisation matérielle des délibérations du Conseil départemental et de la commission permanente :

• assister aux réunions de l'assemblée départementale et de la commission permanente
  
• s’assurer que le service compétent procède à l’enregistrement audio des réunions, en obtenir communication et veiller à sa conservation au sein du service
  
• à l’issue des séances publiques, formaliser les délibérations dans le logiciel dédié et les télétransmettre au contrôle de légalité
  
• mettre en ligne les rapports et délibérations sur l’intranet et le site du Département via le portail de gestion des publications
  
• alimenter le tableau de suivi des vœux et motions déposés
  

Exécution des formalités d’entrée en vigueur des actes administratifs départementaux :

• télétransmettre les actes de la collectivité soumis au contrôle de légalité via la plateforme sécurisée S2Low
  
• assurer la mise en ligne des arrêtés
  
• constituer un recueil mensuel des actes administratifs en liaison avec le service imprimerie à des fins de conservation d’un exemplaire papier
  

• tenir à jour la liste des organismes extérieurs dans lesquels le Département doit désigner des représentants
  
• participer à la rédaction des rapports à présenter à l’assemblée afin de désigner les représentants du Département
  
• suivre la réglementation applicable aux instances décisionnelles des organismes extérieurs dans lesquels siègent les élus départementaux (composition des structures, durée des mandats, autorité administrative compétente pour procéder à la nomination des membres…)
  
• en lien avec le cabinet du Président, répondre aux demandes de renouvellement ou de suivi des désignations des organismes extérieurs